一般社団法人の役員重任登記の必要書類を解説します

一般社団法人において、役員の任期が満了し、引き続き同じ役員がその役職を継続する場合（重任）、役員変更登記の手続きが必要になります。

この手続きは、法人運営の透明性を確保し、外部に対して正確な情報を提供するために不可欠です。しかし、具体的にどのような書類が必要で、どのような手順を踏めば良いのか、疑問に思われる方も少なくないでしょう。特に、初めて役員変更登記を行う場合や、手続きに不慣れな場合は、何から手をつければ良いのか迷ってしまうかもしれません。

そこでこの記事では、一般社団法人の役員重任登記に焦点を当て、必要な書類や手続きの流れ、さらには申請方法や費用について詳しく解説します。この記事を読むことで、役員重任登記に関する一連の流れを理解し、スムーズに手続きを進めることができるようになるでしょう。

役員重任登記はどんなときに必要？

一般社団法人の役員重任登記は、役員の任期が満了した際に、同じ役員が引き続きその役職を担う場合に必要となる手続きです。ここでは、役員重任登記が必要となる具体的なケースや、手続きの流れについて解説します。
 

1）役員重任登記はどんなときに必要か

一般社団法人の役員の任期は、理事の場合は約2年（選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時社員総会の終結の時まで）、監事の場合は約4年（選任後4年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時社員総会の終結の時まで）ですが、定款に定めることで4年から2年を限度に短縮することができます。
 
いずれの場合も任期が満了した際には、役員を改めて選任し、その旨を法務局に登記する必要があります。重要なのは、たとえ同じ人物が引き続き役員を務める場合であっても、この「重任」の登記手続きが必要であるという点です。
 
これは、法人の運営状況に変更がないことを対外的に明確に示すとともに、法人登記の正確性を維持するために不可欠な手続きとなります。役員に変更がないからといって手続きを怠ると、後述する罰則（過料）の対象となる可能性もあるため、注意が必要です。
 

2）役員を重任させるための一連の手続き

理事会を設置しているかどうかで流れが少し異なりますので、ここでは、理事会を設置していない場合（理事会非設置会社）の手続きについて説明します。
 
役員を重任させるためには、まず社員総会を開催し、役員選任の決議を行います。この決議は、役員の任期が満了する定時社員総会で行う必要がありますので、ご注意ください。
 
社員総会で役員が選任された後、選任された役員がその就任を承諾することで、重任が成立します。就任承諾は、通常、就任承諾書を提出することによって行われますが、社員総会に出席し、その場で就任を承諾している場合は、議事録にその旨を記載することで、別途就任承諾書を作成を省略することもできます。
 
代表理事は理事の任期満了に伴い、代表理事も資格を失いますので、改めて代表理事の選定もすることになります。選任方法については、定款で定めておくのが一般的です（社員総会等の決議、または理事の互選など）。
 
そして、この一連の決議と承諾の内容を、法務局に登記申請することで、役員重任登記の手続きが完了します。
 

3）役員重任登記期限や社員総会での決議から登記申請までの手続きの流れ

役員重任登記は、役員の任期満了後、原則として2週間以内に法務局に申請する必要があります。この期限を過ぎて登記申請を怠ると、代表者個人に対して100万円以下の過料が科される可能性があるため、注意が必要です。
 
具体的な手続きの流れとしては、前述の通り、まず役員の任期満了時に社員総会を開催し、役員選任の決議を行います。次に、選任された役員から就任承諾書を受け取ります（議事録に就任承諾の記載がある場合は不要）。
 
その後、登記申請書を作成し、社員総会議事録や就任承諾書などの必要書類を添付して、管轄の法務局に申請します。法務局での審査が完了すると、役員重任登記が完了し、登記事項証明書にその旨が反映されます。

役員重任登記申請に必要な書類

一般社団法人の役員重任登記申請には、「登記申請書・社員総会議事録・就任承諾書・印鑑証明書」などを準備し、法務局に提出する必要があります。ケースバイケースで添付書類は異なりますので、事前に確認するようにしましょう。
 

1）登記申請書

参考：法務局「商業・法人登記の申請書様式（一般社団法人役員変更登記申請書 記載例）」

登記申請書は、法務局に対して役員重任の登記を正式に申請するための書類です。この申請書には、一般社団法人の名称、本店所在地、代表者の氏名および住所、そして重任する役員の氏名など、登記すべき事項を正確に記載する必要があります。
 
申請書の様式は、法務局のウェブサイトからダウンロードすることができます。記載内容に不備や誤りがあると、登記が受理されない、あるいは補正を求められる可能性があるため、正確かつ丁寧に記入することが求められます。
 

2）社員総会議事録

社員総会議事録は、社員総会において役員選任の決議が適切に行われたことを証明するための重要な書類です。議事録には、社員総会の開催日時、開催場所、出席した役員の氏名や社員（株式会社の株主と似た立場）の人数・その保有する議決権、議案の内容、そして決議の結果などを明確に記載する必要があります。
 

3）就任承諾書

就任承諾書は、社員総会等で選任された役員が、その役員への就任を承諾したことを示す書類です。重任の場合でも、原則として就任承諾書が必要になります。
 
ただし例外として、社員総会等に選任された役員が出席しており、その場で就任を承諾した旨が議事録に記載されている場合には、就任承諾書を作成・提出する必要はありません。この場合、申請書に「就任承諾書は、社員総会議事録の記載を援用する」等と記入します。
 

4）印鑑証明書

社員総会等の決議、または理事の互選により代表理事を選定した場合には、その議事録等に代表理事が登記所に提出している印鑑を押す必要があります。
 
登記所に提出している印鑑が押されていない場合には、その議事録等に押印した理事全員の印鑑につき、市区町村作成の印鑑証明書を添付する必要があります。

一般社団法人の役員重任登記申請には主に3つの方法があります

一般社団法人の役員重任登記の申請をする際には、いくつかの選択肢があります。ここでは、代表的な3つの申請方法について、それぞれの特徴、メリット・デメリットを詳しく解説し、比較検討できるようにします。ご自身の状況に、最も適した方法を選択するための参考にしてください。
 

1）司法書士に依頼する方法

役員重任登記の手続きは、専門的な知識が必要となるため、司法書士に依頼するのが最も確実で安心な方法です。司法書士は、登記手続きの専門家であり、必要書類の作成から法務局への申請、さらには登記完了後の手続きまで全てを代行してくれることが多いです。
 
一般社団法人の役員変更登記を司法書士に依頼する場合の報酬の相場はデータが公開されていませんので、代わりに取締役３名、代表取締役１名、監査役１名で取締役会がある株式会社の取締役及び監査役の任期（最長１０年；通常は取締役２年、監査役４年）が満了し改選（再任を含む。）した場合の変更登記を司法書士に依頼した場合の報酬額を紹介します※下記グラフ参照。
 
役員重任登記の場合、概ね3万円前後となっています。ただし、この金額はあくまで目安であり、法人の規模、役員の人数、依頼する業務の範囲などによって変動します。
 
司法書士に依頼するデメリットとしては、費用がかかること、そして司法書士との間で必要書類のやり取りや登記内容の確認など、メールや電話で複数回のやりとりが発生する可能性があることです。そのため、ある程度の時間と手間は必要になります。

参考：日本司法書士会連合会「役員変更（報酬アンケート結果2024年3月実施）」

2）書類の作成から申請まで自分でおこなう方法

役員重任登記の手続きは、司法書士に依頼せず、自分で行うことも可能です。法務局のウェブサイトには、登記申請書の様式や記載例、必要書類に関する情報が掲載されており、これらを参考にしながら、自分で書類を作成し法務局に提出できます。
 
しかし、自分で書類の作成から申請までを行うのは、非常に手間と時間がかかる作業であり、専門知識も必要となるため、一般の方にはハードルが高いのが実状です。
 
申請書の作成だけでなく、社員総会議事録や就任承諾書などの必要書類も、法律の規定に沿って正確に作成しなければなりません。書類に不備があったり、記載内容に誤りがあったりすると、法務局から補正を求められ、何度も修正を繰り返すことになりかねません。
 
また、法務局の窓口に直接出向いて申請する場合は、平日の日中しか受け付けていないため、時間的な制約も大きくなります。
 

3）オンラインサービスを利用する方法

近年、役員重任登記を含む、さまざまな法人登記の手続きをオンラインでサポートするサービスが登場しています。これらのサービスを利用することで、司法書士に依頼するよりも費用を抑え、自分で手続きを行うよりも手間を省き、効率的に登記申請を行うこともできます。
 
「GVA 法人登記」は、登記申請に必要な書類をオンラインで簡単に作成できる弊社のサービスです。司法書士に依頼するよりも安く、そして自身で一から手続きするよりかんたんに登記手続きを済ませられることが大きなメリットです。GVA 法人登記では、画面の指示に従って必要事項を入力していくだけで、役員重任登記に必要な書類を作成できます。
 
GVA 法人登記を利用することで、専門知識がなくても、時間をかけずに、正確な登記書類を作成できます。費用を抑えたい、手間を省きたい、できるだけ早く登記手続きを完了させたいという方には、特におすすめです。
 
参考：GVA 法人登記

一般社団法人の役員重任登記にかかる登録免許税について説明

一般社団法人の役員重任登記を申請する際には、登録免許税を納付する必要があります。ここでは、登録免許税の額や納付方法について解説します。
 

一般社団法人の役員重任登記にかかる登録免許税額を紹介

一般社団法人の役員重任登記にかかる登録免許税は、1件の申請につき1万円です。この登録免許税は、登記申請の際に納付する必要があります。
 
納付方法は、通常、収入印紙を登記申請書に貼付して行います。収入印紙は、郵便局や法務局で購入する必要があり、少し手間がかかります。GVA法人登記なら、サービス内で印紙の購入が可能なため、法務局や郵便局に行く手間を省くことが可能です。

一般社団法人の役員重任登記はオンラインサービスがおすすめ！

一般社団法人の役員重任登記は、法人の運営において重要な手続きの1つです。役員の任期が満了し、引き続き同じ役員がその役職を継続する場合には、必ず重任登記を行う必要があります。
 
この記事では、役員重任登記に必要な書類、手続きの流れ、申請方法、費用について解説しました。役員重任登記の手続きは、自分で行うことも可能ですが、専門的な知識が必要となるため、司法書士に依頼するか、オンラインサービスを利用することをおすすめします。
 
GVA 法人登記のようなオンラインサービスを利用すれば、費用を抑えつつ、手間をかけずに手続きを完了できます。この記事を参考に、スムーズな役員重任登記手続きを行いましょう。
 

【最短7分5000円～】法人の変更登記の必要書類をカンタン作成できます

法人の変更登記は、手続きごとに必要書類が異なるため、どの申請に何の書類が必要なのかを探すだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分・5000円から、オンラインで変更登記に必要な書類の作成ができます。

GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。

GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
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各登記種類の料金は、以下で説明しています。

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登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（例）

・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
・総社員の同意書（合同会社）
・業務執行社員の同意書（合同会社）

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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