一般社団法人の役員変更登記申請書の書き方を解説【テンプレ付き】

一般社団法人の運営において、役員の変更は頻繁に発生する可能性があります。理事や監事が新たに就任したり、任期満了で再任されたり、あるいは辞任するケースなど、様々な状況で役員構成が変わります。こうした変更があった場合、法律で定められた期間内に法務局へ登記申請を行う必要があります。しかし、担当者にとって、登記申請書の作成は専門的で複雑だと感じているのではないでしょうか。

「どのような様式で書けばよいのか」「必要な添付書類は何か」「記入の際の注意点は何か」といった疑問をお持ちの方も多いはずです。この記事では、一般社団法人の役員変更登記申請書の書き方を、具体的な記入例や状況別のポイントを交えて詳しく解説します。また、実際に使える申請書のテンプレートも用意していますので、スムーズな登記手続きにお役立てください。

一般社団法人の役員変更には登記申請が必要

一般社団法人で役員構成に変更があった場合、法務局へ登記申請を行わなければなりません。どのような場合に登記申請が必要となるのか、また申請しなかった場合のリスクについて確認しておきましょう。

役員変更登記が必要なケース

一般社団法人では、役員の構成に変更があった場合、法務局への登記申請が必要となります。具体的には、以下のようなケースが該当します。

なお、「役員の氏名変更がなく、単に呼び名や通称が変わった場合」や「専務理事から常務理事への変更など、法令に定めがない役職の変更の場合」などのケースでは変更登記は不要です。

このように、役員について何らかが変更になった場合でも、登記が必要かどうかはその内容によって異なります。

役員変更登記を申請しない場合の罰則

一般社団法人において役員に関する変更が生じた場合、変更があった日から2週間以内に登記申請を行わなければなりません。2週間以内に役員変更登記を申請しなかった場合、100万円以下の過料に処せられることがあります。これは行政罰であり、刑事罰ではありませんが、金銭的な負担となります。

また、登記申請を怠ることで、「取引先や金融機関からの信用低下」や「契約行為の支障」、「みなし解散」などの実務上の不都合も生じる可能性があります。2週間という短い期限を守るためにも、役員変更の決議がなされた時点で、すぐに登記申請の準備を始めることが重要です。

一般社団法人の役員変更登記申請書の書き方

役員変更登記申請書の作成は細かな注意点が多く、初めての方には難しく感じるかもしれません。ここでは申請書作成の前に必要な準備から具体的な記入方法まで、わかりやすく解説します。

役員変更の登記申請書を記入する前の準備

役員変更登記を円滑に進めるためには、申請書の記入前に必要な書類や情報を整理しておくことが重要です。以下に、準備すべき主な書類と確認事項をまとめました。

※変更する事項によって、必要書類は異なる。

「役員変更登記申請書」については、法務局のウェブサイトで辞任等により新たな役員が就任した場合」と「役員全員が重任した場合」の様式が公開されています。そのほかのケースで申請する場合は、株式会社の申請書を参考にするなどして作成しましょう。

また、申請する前に、以下のような点について確認しておくとスムーズです。

• 変更内容の正確な把握（誰がいつどのような役職に就任・退任したか）

• 役員の正確な住所と生年月日

• 変更の基準となる日付（社員総会や理事会の開催日など）

• 現在の登記事項証明書の内容（変更前の状況を確認するため）

• 法務局の窓口の営業時間と必要な手数料

役員変更の内容によって必要書類が異なります（後述）ので、不明点があれば事前に管轄の法務局に問い合わせることをお勧めします。特に初めて登記申請を行う場合は、書類の不備で再提出となるケースもあるので、早めに準備を進めましょう。

役員変更登記申請書の書き方

役員変更登記申請書は、法務局に提出する公的書類ですので、正確に記入する必要があります。以下に、「辞任等により新たな役員が就任した場合」（https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252921.pdf）の具体的な書き方を解説します。

※押印：代表理事が押印する場合は法務局に提出済みの印鑑を使用。代理人が申請する場合は委任状が必要で、代理人の印鑑（認印）を押印。

書類が複数ページになる場合は、各ページのつづり目に契印（割印）をする必要があります。契印は登記申請書に押した印鑑と同一のものを使用します。

【ケース別】役員変更登記申請書の書き方

役員変更には新任、再任、辞任など様々なケースがあり、それぞれで申請書の記載内容や必要書類が異なります。実際の状況に合わせた申請書の書き方を、具体例を交えて説明します。

新たに役員が就任する場合の書き方

新たに役員（理事・監事）が就任した場合は、以下の手順で登記申請書を作成します。

「登記の事由」欄には、就任する役職に応じて「理事の変更」「監事の変更」と記載し、複数の役職に変更がある場合は「理事及び監事の変更」などと記入します。「登記すべき事項」欄には、別紙またはCD-Rなどの電磁的記録媒体で提出する旨を記載します。

新たに役員が就任する場合に必要な添付書類は以下のとおりです。

• 社員総会議事録または理事会議事録

• 就任承諾書

• 本人確認証明書

• 印鑑証明書

添付書類は、理事会の有無や役職、定款に定めがあるかどうかによって異なる場合があります。

就任承諾書には法人の機関設計や役職によって実印での押印が必要となる場合があり、その場合は印鑑証明書の添付も忘れないようにしましょう。申請書提出時の注意点として、会社法人等番号を正確に記入し、法人名や本店所在地は登記事項証明書と完全に一致させることが重要です。

代表理事が交代した場合の書き方

代表理事が交代する際の登記申請は以下の手順で正確に行いましょう。

「登記の事由」欄には「代表理事の変更」と記載します。他の役員変更も伴う場合は「理事及び代表理事の変更」などと記入します。「登記すべき事項」欄には、別紙またはCD-Rなどの電磁的記録媒体で提出する旨を記し、その内容には、旧代表理事の退任と新代表理事の就任の両方を記載する必要があります。添付書類については、一般社団法人の形態と代表理事の選定方法によって異なります。

【理事会設置一般社団法人の場合】

【理事会設置一般社団法人以外の場合】

※代表理事の選定方法は自社の定款によって異なります。

申請書提出時には、必要に応じて法務局提出印の変更手続きも忘れずに行いましょう。新代表理事の印鑑を法務局に届け出るためには、別途印鑑届出書を提出します。

役員が再任（任期満了）した場合の書き方

役員の任期満了に伴う再任の場合も、新たな就任と同様に登記申請が必要です。以下の手順で申請書を作成しましょう。

「登記の事由」欄には「理事の変更」「代表理事の変更」など再任する役職を記載します。「登記すべき事項」には別紙またはCD-Rで提出する旨を記載し、その内容として再任の場合は「就任」ではなく「重任」と記載します。変更原因には社員総会や理事会の決議日を記入します。

役員が再任する場合に必要な添付書類は以下のとおりです。

• 社員総会議事録

• 理事会議事録（代表理事の選定がある場合）

• 理事の互選書（代表理事の選定がある場合）

• 就任承諾書

• 定款（任期満了時期を証明する場合又は代表理事を理事の互選で選定する場合）

申請書提出時の注意点として、任期満了の日付と再任の決議日の整合性を確認することが重要です。通常、任期満了する社員総会において再任の決議を行い、任期が切れないようにします。任期満了の事実を社員総会議事録等で確認できない場合は、定款または任期短縮の決議に係る社員総会議事録の添付が必要となります。

再任の場合でも登記が必要な理由は、法律上、任期満了によって一度役員を退任し、改めて就任したとみなされるためです。たとえ同一人物が引き続き役員を務める場合でも、任期満了に伴い改めて選任されたことを登記する必要があります。

役員の辞任・死亡による変更の場合の書き方

役員が辞任または死亡によって退任する場合も、登記申請が必要です。以下の手順で申請書を作成しましょう。

「登記の事由」欄には、退任する役職に応じて「理事の変更」「代表理事の変更」「監事の変更」と記載します。複数の役員変更がある場合は「理事及び監事の変更」のように記入します。「登記すべき事項」欄には、別紙またはCD-Rなどの電磁的記録媒体で提出する旨を記載します。退任理由に応じた添付書類については、以下の表を参考にしてください。

後任役員を選任した場合は、選任に関する議事録と就任承諾書の添付も必要です。特に代表理事が辞任・死亡した場合は、法人の代表者がいなくなるため、速やかに後任の代表理事を選定することが重要です。

一般社団法人の役員変更登記申請書テンプレートはこちら

一般社団法人の役員変更登記申請書のテンプレートをご用意しました。各状況に応じて内容を調整して利用できるシンプルなフォーマットです。

役員変更登記申請書の基本フォーマット

前章で解説した各ケース（新任、代表理事交代、再任、辞任・死亡）に合わせて、このテンプレートを適宜修正してご利用ください。

役員変更登記申請書のよくある記入ミスと対策

役員変更登記の申請書類は、ちょっとしたミスで再提出となることも少なくありません。よくある記入ミスとその防止策を知っておくことで、スムーズな申請手続きにつなげましょう。

申請書の不備で再提出するパターン

役員変更登記申請書の提出時には、さまざまな不備が起こりがちです。法務局で申請が受理されなかった場合、修正して再提出する必要があります。以下に、法務局で紹介されている項目を含め、申請書の提出時によくある10の不備を紹介します。

1. 法人名や住所の表記ミス（登記簿と完全に一致していない）

2. 会社法人等番号の誤り

3. 登記原因が将来の日付になっている（登記の事由が発生する前には申請できない）

4. 原因年月日の表記が不正確（元号や年月日の表記ミス）

5. 添付書類の不足

6. 付書類への押印漏れ

7. 印鑑証明書の有効期限切れ（発行後3ヶ月以上経過）

8. 代表理事の印鑑が法務局に届け出たものと異なる

9. 収入印紙の貼付忘れや不備（汚損や割印済みの印紙は使用不可）

10. 書類の契印（割印）漏れ（書類が複数ページにわたる場合）

不備があった場合の再提出方法として、まず法務局からの補正通知を確認し、記載されている内容と期限を把握しましょう。指摘された箇所を正確に修正し関連する箇所も見直します。不明点があれば再提出前に法務局窓口に相談することで、再度の不備を防げます。

登記申請書の記入ミスを防ぐためのポイント

登記申請書の記入ミスによる再提出を防ぐためには、提出前の入念なチェックが何より重要です。以下のチェックリストを活用して、書類提出前に確認を行いましょう。

○登記申請書チェックリスト

基本情報の確認
　◻︎法人名・フリガナ・本店所在地は登記簿と完全に一致しているか
　◻︎会社法人等番号は12桁で正確に記載されているか
　◻︎登記の事由と申請年月日は正しく記載されているか

変更内容の確認
　◻︎変更日と議事録の日付に整合性があり、原因年月日の表記は適切か
　◻︎就任・辞任・重任などの原因は適切な用語で記載されているか
　◻︎複数の役員変更がある場合、すべての変更内容が正確に記載されているか

役員情報の確認
　◻︎役員の氏名、住所、資格が正確に記載され、公的書類と一致しているか
　◻︎再任の場合は「重任」と正しく記載されているか

添付書類と形式の確認
　◻︎必要な添付書類（議事録、就任承諾書、辞任届、印鑑証明書など）はすべて揃っているか
　◻︎各書類への押印は適切に行われ、発行日や有効期限は問題ないか
　◻︎登録免許税（収入印紙10,000円）は正しく納付されているか
　◻︎複数ページある場合の契印や、代理人申請の場合の委任状に不備はないか

このチェックリストを申請前に使用することで、多くの記入ミスを事前に発見し、修正できます。特に初めて登記申請を行う場合は、書類作成後に時間を置いてから再度チェックすると、見落としを減らせます。また、不明点がある場合は、提出前に管轄の法務局に相談するとより確実です。

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登記申請書の作成は細かな知識や正確な表記が求められるため、初めての方や書類作成に不安がある方には専門サービスの利用がおすすめです。「ミスなく確実に登記を完了させたい」「何度も法務局に通うのは避けたい」と考える方は、GVA法人登記の書類作成サービスを活用することで、スムーズに書類作成ができます。

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まとめ：正確な書類作成でスムーズに役員変更登記を完了しよう

一般社団法人の役員変更登記は、法人運営において避けられない重要な法的手続きです。この記事で解説してきたように、役員の就任・退任・再任などの変更があった場合、2週間以内に法務局へ登記申請をしなければなりません。

役員変更登記のポイントを改めて整理すると、以下のようになります。

• 役員の新任、再任、辞任、代表理事の変更など、ケースに応じた適切な書類作成が必要

• 申請書の記載には細心の注意を払い、登記簿と完全に一致する表記を心がける

• 変更日と議事録の日付の整合性を確認し、原因年月日を正確に記入する

• 必要な添付書類（議事録、就任承諾書、辞任届、印鑑証明書など）を漏れなく準備する

• 申請前にチェックリストを用いて入念に確認し、記入ミスを防止する

登記申請書の作成には専門的な知識が必要ですが、本記事で紹介したテンプレートを活用することで、基本的な枠組みを理解した上で申請書を作成できます。また、不安がある場合はGVA法人登記などの専門サービスを利用することも選択肢の一つです。

登記申請の期限内に正確な書類を提出することで、過料などのペナルティを避け、法人の信用を維持できます。役員変更は法人にとって重要な手続きですので、企業の状況に合わせた方法で申請手続きを行いましょう。

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