一般社団法人の代表理事の住所変更時に定款の変更は必要？

代表理事の住所が変更となった場合、一般社団法人はどのような手続きをしなければならないのでしょうか。単なる内部情報の更新だけでなく、法務局への登記申請など、複数の法的手続きが必要になることがあります。

現に、「どのような場合に登記が必要なのか」「定款変更は必要なのか」「公証人による認証は必要か」「期限や費用はどうなっているのか」など、多くの疑問を抱えていることでしょう。

本記事では、一般社団法人における役員の住所変更登記と定款変更の必要性、具体的な手続きの流れなどについて詳しく解説します。

一般社団法人の代表理事の住所変更で必要な手続きと基礎知識

一般社団法人の役員住所変更には、役職によって必要な手続きが異なります。基本的な知識を押さえておきましょう。

一般社団法人における代表理事の役割

代表理事は一般社団法人の代表者として、法人の業務を統括し、対外的な契約や交渉の権限を持ち、法人全体の経営方針や戦略の決定において中心的な役割を担います。法人名義でビジネスや契約を行う際には、原則として代表理事がその職務として行います。

代表理事の住所変更は登記が必要

代表理事の住所は登記事項として法務局に登録されており、住所に変更があった場合には必ず変更登記手続きを行わなければなりません。登記を怠ると過料の対象となることがあります。

定款変更が必要なケースと不要なケース

代表理事の氏名・住所は定款に記載することほとんどありませんので、代表理事の住所変更があった場合も定款の変更は原則不要です。
例外的に定款に直接規定する形で代表理事を選定しており、かつ住所まで規定している場合は、定款の変更が必要となる可能性があります。一般社団法人の定款の記載事項は以下の通りです。

絶対的記載事項

目的
名称
主たる事務所の所在地
設立時社員の氏名又は名称及び住所
社員の資格の得喪に関する規定
公告方法
事業年度

任意的記載事項

社員総会の招集時期
社員総会の議長
理事の報酬
監事の報酬
清算人の就任
残余財産の帰属

定款変更が不要な場合でも、役員名簿などの内部文書に代表理事の住所を記録しているものがある場合は適宜更新する必要があります。住所変更があった場合に、どのような手続きが必要かをまとめておくとスムーズに対応することができます。

一般社団法人の代表理事の住所変更登記の手続きと流れ

代表理事の住所変更登記は期限内に適切な書類を提出する必要があります。手続きの流れを把握しておきましょう。

住所変更登記に必要な書類一覧

代表理事の住所変更登記を行う際には、変更登記申請書と委任状（代理人に委任する場合のみ）が必要です。

登記申請書の見本と記載例は、法務局の公式サイトで公開されていますが、一般社団法人の変更登記申請書はありません。株式会社の変更登記申請書を参考にするなどして作成しましょう。株式会社の変更登記申請書を参考にする際は、申請書名を「一般社団法人変更登記申請書」に、登記すべき事由を「代表理事の住所変更」にするのを忘れないようにしましょう。

変更登記申請書は法務局指定の様式に従って作成し、一般社団法人の名称、所在地、代表理事の新住所などを正確に記入します。添付書類として、代表理事の住民票または住所証明書は不要です。ただし、申請書には住民票に記載されている通りの正確な住所を記入する必要があり、取得した住民票をもとに記入すると確実です。

また、法務局に直接出向かず、司法書士などに登記申請を委任する場合は、委任状が必要となります。委任状には委任者（法人の代表者）の法人実印の押印が必要です。

＜住所変更登記に必要な書類一覧＞

必要書類	備考
変更登記申請書	見本をもとに作成する
委任状	代理人に委任する場合のみ必要

▼変更登記申請書（株式会社）の記載例

自分で代表理事の住所変更登記の申請をする方法

代表理事の住所変更登記の方法には、窓口申請、郵送申請、オンライン申請があります。

まず、法務局窓口に直接申請する方法です。管轄の法務局に必要書類を持参し、窓口で申請手続きを行います。窓口での申請は、開庁時間内に訪問する必要があり、時間的制約があります。

次に、郵送による申請も可能です。必要書類を揃えて管轄の法務局に郵送することで手続きができます。直接出向く必要がなく、時間を有効に使えるメリットがありますが、書類に不備があった場合の対応に時間がかかる可能性があります。

オンラインでの申請も広く利用されるようになりました。法務局の登記・供託オンライン申請システムを利用することで、システム利用可能時間であればいつでも申請が可能です。電子署名などの事前準備は必要ですが、移動時間の節約や手続きの迅速化というメリットがあります。

登記完了までの期間は、申請方法や法務局の混雑状況によって異なりますが、通常は申請から1〜2週間程度で完了します。

代表理事の住所変更登記にかかる費用と申請期限

住所変更登記にかかる主な費用は登録免許税です。役員の住所変更登記では、1万円の登録免許税が必要です。変更登記の申請は、住所変更が生じた日から2週間以内に行う必要があります。

登記申請を専門家（司法書士など）に依頼する場合、別途専門家への報酬が必要となります。申請期限を守るために、住所変更が決まり次第、すぐに準備を始めることをお勧めします。不明点がある場合は早めに法務局か専門家に相談しましょう。

代表理事の住所変更登記をしないとどうなる？

代表理事の住所変更の登記を怠ると、罰則や信用問題などのリスクが発生します。その影響を知っておきましょう。

法的なリスクや罰則

代表理事の住所変更登記を行わなかった場合、法的なリスクや罰則が生じる可能性があります。

変更登記を怠った場合に科される「過料」があります。住所変更から2週間以内に登記申請をしなかった場合、100万円以下の過料に処せられる可能性があります。

また、登記事項と実際の状況が異なる状態が続くと、法人としての対外的な信用問題にも発展します。古い情報のままでは取引の際に不信感を与え、新規契約の締結が困難になるケースもあります。虚偽の登記情報を放置することで、第三者に誤った情報を提供することにもなりかねません。取引の安全を害し責任を負う可能性もあるので注意してください。

法人の信用問題と取引先への影響

代表理事の住所変更登記を適切に行わないと、法人の信用や取引関係に様々な悪影響を及ぼす可能性があります。

取引先や金融機関は、法人との契約や融資の判断材料として登記情報を確認することが一般的です。登記情報が最新でない場合、法人のガバナンス体制や管理状況に疑念を持たれ、信用調査において否定的な評価を受けるリスクがあります。特に新規取引を開始する際、相手方は法人の信頼性を登記情報から判断することが多いため、登記の不備は取引機会の損失につながります。

法人銀行口座の開設においては、金融機関は定期的に法人の登記情報を確認しており、登記事項と届出情報に不一致があると、口座の利用制限や新規口座開設の拒否という対応をされることがあります。税務署や自治体との関係においては、追加の事務負担が生じたり、補助金や助成金の申請で手続きを進められなかったりする可能性があります。

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社員総会議事録：https://form.run/@gvatech-uH671D4UcrF3jy9zIjff
委任状：https://form.run/@gvatech-NhQ5Irqe8rQIsPIzimds
辞任届：https://form.run/@gvatech-FUBZnV2VBgJsXbrqhYIZ
役員変更登記申請書（役員全員が重任した場合）：https://form.run/@gvatech-07LS2xX3ja6X3sfFWKCc
役員変更登記申請書（辞任等により新たな役員が就任した場合）：https://form.run/@gvatech-gkuInEmRSGDFRoq0jM1j

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まとめ：役員の住所が変わったら速やかに手続きしよう

代表理事の住所は登記事項であるため、住所に変更があった場合には必ず変更登記手続きを行わなければなりません。一方、理事や監事の住所変更については登記は不要です。

住所変更登記の進め方としては、変更登記申請書を作成し、必要に応じて委任状を準備して、法務局へ提出します。オンライン申請、郵送、窓口持参のいずれかの方法で、住所変更から2週間以内に申請する必要があります。

役員の住所変更は頻繁に起こりうる事項ですので、手続きの基本を理解し、適切なタイミングで対応することで、法的リスクを回避し、法人の信用を維持することができます。

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・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
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・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
・総社員の同意書（合同会社）
・業務執行社員の同意書（合同会社）

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