一般社団法人の代表理事の住所が変更になった場合、法務局への登記申請が必要です。この手続きは法律で定められており、住所変更から2週間以内に行わなければなりません。しかし、引っ越しに伴うさまざまな手続きのなかで、この登記申請を見落としてしまう可能性もあります。
「具体的にどのような書類が必要なのか」「費用はいくらかかるのか」「期限までに間に合わなかった場合はどうなるのか」など、登記手続きに関する疑問をお持ちの方も多いでしょう。本記事では、一般社団法人の代表理事の住所変更登記について、必要な書類や費用、具体的な手続きの流れ、注意すべきポイントまで、わかりやすく解説していきます。
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一般社団法人の代表理事は、法人の意思決定と業務執行を担う重要な役職です。理事会設置会社の場合、理事会の決議によって理事のなかから選定されます。理事会を設置していない会社の場合は、「社員総会の決議」または「理事の互選」、「定款に直接代表理事を記載」のいずれかで代表を選定します。
代表理事の人数については、少なくとも1名の代表理事を置く必要があります。また、複数の代表理事を置くことも可能です。
一般社団法人の代表理事の住所は、法人の登記事項として法務局に登録することが法律で義務付けられており、変更した日から2週間以内に申請しなければなりません。この住所登録は、代表理事の現住所を正確に反映する必要があり、住民票上の住所と一致している必要があります。登記された住所情報は登記記録として一般に公開されるため、第三者も閲覧することができます。
代表理事が複数いる場合は、それぞれの代表理事の住所を登記する必要があります。また、代表理事を置かない法人の場合は、代表理事を選定した場合を除き、理事全員が代表権を持つことになるため、すべての理事の住所を登記しなければなりません。この場合、理事の誰か一人でも住所変更があれば、変更登記が必要となります。この場合も、2週間以内の登記が求められます。
なお、2024年10月1日から株式会社の代表取締役等について、住所非表示措置を取ることができるようになりました。一定の要件を満たし、住所変更登記などの登記申請と同時に申し出ることで住所の一部を非表示にする制度です。しかし、一般社団法人の代表理事についてはこの制度の対象外となりますので、注意しましょう。
＜代表理事と理事の人数の組み合わせと住所登記パターン＞
組織体制 | 組織構成 | 登記が必要な役員 | 具体例 |
代表理事1名・理事2名以上 | 代表理事1名＋理事2名以上 | 代表理事1名のみ | 代表理事1名、理事2名の合計3名体制の場合、代表理事の住所変更のみ登記が必要 |
代表理事複数 | 代表理事2名以上＋理事1名以上 | 全代表理事 | 代表理事2名、理事1名の合計3名体制の場合、2名の代表理事それぞれの住所変更時に登記が必要 |
代表理事を置かない | 理事2名以上（全員が代表権を持つ） | 全理事 | 理事3名で全員が代表権を持つ体制の場合、3名全員の住所を登記し、誰か1人でも住所変更があれば登記が必要 |
最小構成 | 理事1名のみ | 理事1名（自動的に代表理事となる） | 理事1名のみの最小構成の場合、その1名の住所変更時に登記が必要 |
代表理事個人の引越しは、法人とは無関係だと思い、登記のことを忘れてしまう可能性があります。代表理事の住所も登記事項のひとつですので、注意しましょう。
一般社団法人の代表理事の住所を変更する際に必要な書類や費用についてまとめます。登記を検討している場合は、この章を参考に準備しておきましょう。
住所登録の際には、代表理事の住所を証明する書類は原則として不要です。ただし、登記申請時に他の登記事項（役員変更など）と同時に申請する場合は、それらの手続きに必要な添付書類が別途求められることがあります。また、司法書士などの専門家に手続きを依頼する場合は、委任状が必要です。
＜ほかの登記と同時に申請する場合の必要書類＞
他の登記と同時に申請する場合に必要となる可能性のある書類についてまとめます。
・役員変更登記申請書：役員の変更（就任、重任、退任、辞任など）がある場合は、必ず必要になり
ます。
・社員総会議事録：新たに理事が就任する場合や、現職の理事が重任する場合に必要です。
・理事会議事録（代表理事選定時）：理事会設置会社で代表理事を選定・変更する場合に必要となりま
す。
・就任承諾書：理事に就任する際に必要です。
・辞任届：理事が任期中に辞任する場合に必要となります。
・委任状：司法書士などの専門家に手続きを依頼する場合に必要となります。
・印鑑証明書：新たに理事や代表理事に就任する際に必要となる場合があります。
・印鑑届出書：代表理事の変更時に、法務局に登録する印鑑を届け出る際に必要です。
・本人確認証明書：新たに理事や監事に就任する際に必要となる場合があります。
住所変更登記に必要な登録免許税は、1件につき1万円です。ほかに、法務局への交通費や申請書の郵送代などがかかることがあります。また、司法書士などの専門家に申請を一任する場合は、司法書士への報酬も必要となります。
代表理事の住所を変更するケースでは、事務所の移転や理事の変更を伴うことがあります。登記の申請では、同じ区分で申請人と管轄登記所が同一であれば、1通の申請書にまとめて申請することができます。この場合、登録免許税を節約できますので、できる限り、複数登記することをお勧めします。
■補足 登録免許税の同時申請
下記のうち、住所変更登記と同じ区分となるのは、「理事・監事の変更」です。理事の変更と住所変更を同時に行う場合は、複数登記を前提に進めていきましょう。
＜住所変更登記以外のおもな変更登記と登録免許税の額＞
登記内容 | 登録免許税 | 備考 |
名称変更 | 30,000円 | 主たる事務所の所在地で申請する場合。 |
目的変更 | 30,000円 | 主たる事務所の所在地で申請する場合。 |
主たる事務所の移転（管轄内） | 30,000円 | 同一管轄内での移転。 |
主たる事務所の移転（管轄外） | 60,000円 | 管轄外への移転は旧・新法務局で手続きが必要。 |
理事・監事の変更 | 10,000円 | 一般社団法人の場合、1件につき10,000円。 |
代表理事の住所移転後は、住所変更登記以外にも法人関係と個人に関するさまざまな手続きが必要となります。期限のある手続きも多いため、計画的に進めることが重要です。以下、具体的な手続きを法人と個人に分けて解説します。
代表理事の住所変更では、変更登記に加え、さまざまな届出が必要となります。ここでは、法人関係で、代表理事が住所変更した場合の手続きをまとめます。あらかじめ、契約関係をまとめておくとスムーズに手続きを進められるでしょう。
提出先 | 手続き内容 | 提出期限 |
法務局 | 変更登記申請書を提出（登録免許税1万円） | 住所変更後2週間以内 |
税務署 | 法人税、消費税などに関する異動届出書を提出 | 住所変更後速やかに |
都道府県税事務所 | 法人県民税、事業税などに関する異動届出書を提出 | 住所変更後速やかに |
市区町村 | 法人市民税などに関する異動届出書を提出 | 住所変更後速やかに |
金融機関 | 法人口座に関する住所変更届を提出 | 住所変更後速やかに |
保険会社 | 法人契約の保険に関する住所変更届を提出 | 住所変更後速やかに |
不動産会社 | 賃貸契約など、法人名義の不動産に関する住所変更届を提出 | 契約内容による |
郵便局 | 郵便物の転送が必要な場合、転送届を提出 | 必要に応じて |
各契約先 | 各種サービス、会員登録など、法人名義で契約しているものについて、契約内容に基づき住所変更手続きを行う | 契約内容による |
※提出期限については、期限を設けているケースもあります。具体的な手続き方法や提出期限などの詳細については、直接、窓口にお問い合わせください。
代表理事の住所変更では、個人についても、さまざまな届出が必要となります。ここでは代表理事が住所変更した場合の、個人の手続きをまとめます。
提出先 | 手続き内容 | 提出期限 |
市区町村 | 転入・転居届を提出。国民健康保険や国民年金の手続きも同時に行う。 | 住所変更後14日以内 |
金融機関 | 銀行、信用金庫、証券会社など、個人の口座があるすべての金融機関に届け出が必要。 | 住所変更後速やかに |
保険会社 | 生命保険、損害保険など、加入しているすべての保険会社に届け出が必要。 | 住所変更後速やかに |
警察署/運転免許センター | 運転免許証の住所変更手続き | 住所変更後速やかに |
市区町村 | マイナンバーカードの住所変更手続き | 住所変更後14日以内 |
郵便局 | 郵便物の転送が必要な場合 | 必要に応じて |
各契約先 | クレジットカード、携帯電話、インターネットプロバイダ、通販サイトなど、個人名義で契約しているサービスについて、契約内容に基づき住所変更手続きを行う。 | 契約内容による |
※提出期限については、期限を設けているケースもあります。具体的な手続き方法や提出期限などの詳細については、直接、窓口にお問い合わせください。
さまざまな登記申請書は、法務局のサイトに、ひな形・テンプレートが用意されています。しかし、この記事のテーマである一般社団法人の代表理事の住所変更登記申請書については公開されていません。これから登記申請を予定している方は、株式会社の住所変更登記申請書が参考になりますので、下記のファイルを基に申請書を作成してみましょう。
※法務局：「株式会社の住所変更登記申請書」
https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252646.pdf
※法務局：「商業・法人登記の申請書様式」
https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html
代表理事の住所変更登記は、引っ越しの際についうっかり忘れがちな手続きの一つです。しかし、これは法律で定められた重要な義務であり、住所変更から2週間以内に登記申請を行わなければなりません。この期限を過ぎると100万円以下の過料が科される可能性があるため、決して軽視できない手続きと言えます。
また、この機会に役員の任期についても確認しておきましょう。一般社団法人の役員任期は最長2年と定められているため、2年に一度は必ず役員変更登記が必要となります。もし役員の任期が切れている、または切れそうな場合は、住所変更登記と併せて役員変更登記も行うことをお勧めします。
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・就任承諾書（役員就任・重任）
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