「履歴事項全部証明書」は登記簿謄本とも呼ばれ、会社設立時の手続きや、融資や許認可を受ける際など、様々な場面で提出を求められたり、登記内容を確認するために使用されます。
取得方法には法務局窓口やオンライン、郵送での手続きなどがあり、それぞれ請求の方法や手数料なども違います。
本記事では履歴事項全部証明書とは何か、その記載内容や使用する場合、取得方法などを分かりやすく解説します。
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会社を設立するときは、登記所で会社設立の登記を申請します。これは、会社名や本社の住所、役員、事業の目的など、会社の情報を一般に公表することで、会社の信用を保持することを目的としています。
「履歴事項全部証明書」とは、登記された会社の情報を確認する書類の1つです。現在の会社の情報だけでなく、請求日の３年前に属する日の１月１日以降に抹消・変更された情報の履歴も記載されています。これらの情報を会社の取引先などの関係者が閲覧できるようになっていることで、会社の状況を確認し円滑な取引実現に役立っています。
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『会社の登記簿謄本を提出してください』と言われたら、たいていの場合は「履歴事項全部証明書」を提出することになります。履歴事項全部証明書は複数ある「登記事項証明書」の一つです。
「登記簿謄本」は昔の名称ですが、現在でも慣習的によく使われますので注意しましょう。登記事項証明書と登記簿謄本は、掲載されている内容はほぼ同じものですが、形式面では以下のような違いがあります。
「登記事項証明書」のうちの1つが「履歴事項全部証明書」となります。
前述のように「登記事項証明書」にはいくつかの種類あり、この中で最も使用されるのが「履歴事項全部証明書」ですが、それ以外にもあります。それぞれの記載内容を説明します。
請求日に登記してある会社の登記情報などを証明する書類です。なお、商号及び本店の所在地については直前のものも記載されます。
現在事項全部証明書の内容に加え、請求日の３年前に属する日の１月１日以降に抹消・変更された登記記録を証明する書類です。取締役や資本金などに変更があった場合なども、抹消・変更の履歴確認ができます。
履歴事項全部証明書には記載されない、閉鎖（過去3年前の日が属する1月1日より前の登記事項）した登記記録を証明する書類です。過去に会社に生じた登記事項を把握するために使われます。管轄外への本店移転や清算結了、吸収合併による消滅などによって閉鎖した登記記録が確認できます。3年以上前の状況を調べたり、歴史の長い企業についてはほとんどの項目が閉鎖事項扱いになっていることもあります。
会社の代表者が誰かなどを証明する書類です。申請や手続き、訴訟時の確認などに使用されます。
会社を設立したときや、本店の所在地を変更したときなどは、税務署や都道府県税事務所、市町村役場など数か所で手続きが必要です。様々な提出先がありますので、コピーの可否や必要な枚数を確認して手続きしましょう。その他には以下の目的で使用します。
また、新規取引先や投資対象の会社を調べたり、転職時の情報収集として他の会社の「履歴事項全部証明書」を取得することもあります。登記事項証明書は、自分の会社の状況を、第三者に公示するために登記されるので、誰でも取得できるようになっています。
履歴事項全部証明書を取得するには大きく分けて3つの方法があります。
基本的には、どの法務局でも取得できます。コンピュータ化される前は、本店所在地を管轄する法務局でしか取得できませんでしたが、現在はどの窓口からでも請求できます。
オンラインでも請求ができます。法務局のホームページから「登記・供託オンライン申請システム」に移動し、そのページにある「かんたん証明書請求」から行います。受取方法は「窓口で受け取る」「郵送で受け取る」の2種類から選べます。
法務局窓口に下記の必要書類を郵送します。数日ほどで法務局より書類が送付されます。法務局に行く必要はありませんが、時間と費用が一番かかる方法です。
上記それぞれの詳しい取得・請求方法や手数料については以下のページもご参考ください。
関連ページ：会社・法人の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の取得方法
書類自体の有効期限はありませんが、提出を求められる際に『取得から3ヵ月以内のもの』などと、期限を指定されることが大半です。必要枚数を把握して計画的に取得しましょう。
本記事で紹介した、3つの方法以外にも履歴事項全部証明書を取得する方法があるのはご存知でしょうか？その方法の一つが、GVA 登記簿取得のような登記簿取得を支援するサービスを利用する方法です。
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