会社のさまざまな事項、例えば商号（社名）や本店所在地、代表者や役員の氏名、株式や資本金などの、その会社に関して登記されている事項などを証明するために使われるのが「登記事項証明書」や「登記簿謄本」といった書類です。これら書類のうち利用頻度が高いのは「履歴事項証明書」ですが、それ以外にもいくつかの書類があります。
本記事ではその一つである「閉鎖事項証明書」について交付申請の方法や必要な書類について解説します。
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4種類の登記事項証明書（履歴事項、現在事項、代表者事項、閉鎖事項）の一つが閉鎖事項証明書で、過去に抹消された登記事項や閉鎖された登記記録が記載されている書類です。慣習的に「閉鎖謄本」と呼ぶこともあります。
「抹消された登記事項」とは、変更登記がされた際の従前の登記事項のうち、履歴事項証明書に記載されない過去3年前の日が属する1月1日より前の登記事項を指し、「閉鎖された登記記録」とは合併による消滅や解散・清算結了等により、登記記録が閉じられたものを指します。
つまり、その会社において生じた変更のうち、過去にさかのぼって古いものを閲覧するために参照されるのが閉鎖事項証明書です。
閉鎖事項証明書には、記載対象となる事項の種類により「閉鎖事項全部証明書」「閉鎖事項一部証明書」の2つがあります。「全部」のほうが記載事項が多い（=証明できる事項が多い）ため、特に理由がなければ請求時には「閉鎖事項全部証明書」を指定するのがよいでしょう。
閉鎖事項証明書の基礎知識、「全部」や「一部」の違い、記載項目については以下のページもご参考ください。
関連記事：閉鎖事項全部（一部）証明書の基礎知識から記載項目、利用シーンを解説します
閉鎖事項全部証明書の主な記載内容は以下の通りです。
閉鎖事項一部証明書には、前述の7つの区から以下の項目が記載されます。
以下の項目は必ず記載されます。
上記に加えて証明書の交付申請時に必要な区を選択できます。
閉鎖事項一部証明書では、「商号区」「会社状態区」の他には選択した必要な区のみが記載されていることになりますので、閉鎖事項全部証明書に比較すると項目数はだいぶ少なくなっています。
閉鎖事項証明書は、履歴事項証明書などに比べると利用目的は限られますが、以下のようなシーンで閲覧されます。
履歴事項証明書や閉鎖事項証明書では、過去に会社に生じた変更も記載されます。商号変更や本店移転を複数回していたり、合併や買収を経た会社、などがいつどんな変更があったかを正確にする把握するためにも用いられます。また、店移転で管轄法務局が変わる場合にも閉鎖されます。
他にも会社の解散・清算結了や、特例有限会社から株式会社への商号変更、持分会社から株式会社へ組織変更をした場合なども閉鎖されますので、このような変更履歴のある会社では閉鎖事項証明書が必要になります。
過去に役員に就任していたことのある人を確認するために閉鎖事項証明書を閲覧することがあります。当時の経営がどんな体制で行われていたかを把握したり、個人の経歴を調べるといった用途が考えられます。
履歴事項証明書を交付請求するには大きく分けて3つの方法があります。
それでは、以下でひとつずつ解説します。
法務局の窓口に交付申請書を提出して直接申請する方法です。一番早く閉鎖事項証明書を取得できますが、法務局が遠方にある場合などは移動時間が必要です。法務局で取得する場合は、予め取得できる曜日と時間を確認しておきましょう。
証明書は全国どこの法務局でも交付申請できます（コンピュータ化より前の閉鎖登記簿を除く。）。
法務局のホームページに各都道府県の法務局の案内があります。
法務局は平日の8：30〜17：15のみ開いています。（土日祝日及び年末年始はお休みです）
交付申請書は法務局窓口にも置いてありますが法務局のHPからもダウンロードできます。
登記事項証明書（商業・法人登記）・印鑑証明書等の交付請求書の様式
閉鎖事項証明書をの交付申請に必要な書類は「登記事項証明書交付申請書」のみです。
法務局の窓口で入手、もしくは法務局ホームページからダウンロードし、申請人の住所・氏名、取得したい会社の名前等を入力し、全部証明書もしくは一部証明書か（以下の画像内の赤枠のどちらか）を指定し必要な通数を記入します。記入したら手数料分の収入印紙を貼り付けて窓口に提出します。（手数料の金額は後述します）
また、法務局によっては証明書発行請求機が置いてある法務局もあるので、発行請求機を利用して請求することもできます。発行請求機の方が待ち時間が少なく済み申請書を書く必要がありません。
証明書発行請求機による登記事項証明書等の請求の流れ（法務省）
上記交付申請書をダウンロードし、必要事項を記載の上、手数料分の収入印紙を貼り付けて法務局に郵送します。
郵送する際には、「申請書交付在中」と封筒に書き、上記申請書と返信先住所を記載した返信用封筒を同封して最寄りの法務局に郵送すると数日程度で法務局より郵送で書類が返送されます。
従来は法務局の窓口から直接、もしくは交付請求書を郵送しての交付請求が一般的でしたが、現在はWebブラウザからオンライン請求できるようになっています。オンライン請求とありますが、あくまで請求のみで、書類の交付は郵送もしくは窓口での受け取りとなり、デジタルデータとしては受け取れません。
オンラインで請求するにはWebブラウザから請求するのとPCに専用ソフトをインストールする2つの方法があります。
専用ソフトをインストールせずにブラウザから交付請求します。
利用環境を確認した上で利用者登録し、請求ごとにインターネットバンキングなどで手数料を納付します。
くわしくは、法務省が提供するかんたん証明書請求による請求方法をご覧ください。
WindowsのPCであれば「申請用総合ソフト」をインストールして交付請求します。①の方法に比較すると準備に手間がかかりますが、対応する手続きの種類が多いため、様々な用途を予定している方はこちらの方法が向いている場合もあります。
くわしくは、法務省が提供する申請用総合ソフトによる申請・請求方法をご覧ください。
なお、閉鎖事項証明書をオンラインで交付請求をするためには上記①②どちらの方法でも事前の申請者情報登録が必要になります。
一般的なWebサービスに比較すると入力項目が多くなりますが、一度登録すれば繰り返し交付請求する手間が減らせます。
閉鎖事項証明書のオンライン請求ですが、一点注意点があります。
「オンライン請求」というと24時間いつでも交付請求ができそうに感じますが、実は利用時間が限られています。
利用できる時間：月曜〜金曜日金曜日（祝日や年末年始除く）8:30〜21:00
なお、法務局窓口などでの受付は8:30〜17:15です。窓口での受け取る場合、17:15以降の請求は翌日の受付となるので注意しましょう。
本記事で紹介した交付請求にかかる手数料は以下のとおりです
法務局の窓口で交付を請求する場合：600円
オンラインで請求し、証明書を郵送にて受け取る場合：500円
オンラインで請求し、証明書を法務局で受け取る場合：480円
窓口で直接請求するのと郵送で請求する場合の手数料は同額（600円）です。ただし、郵送の場合は返信用の切手を同封する必要があるので注意しましょう。
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・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
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