会社について、商号（社名）や本店所在地、代表者や役員の氏名、株式や資本金などの、その会社に関して登記されている事項などを証明するために使われるのが「登記事項証明書」や「登記簿謄本」といった書類です。
これら書類のうち最も利用頻度が高いのが履歴事項全部証明書ですが、それ以外にもいくつかの種類があるのはご存知でしょうか？
その一つが「閉鎖事項証明書」です。
本記事ではこの閉鎖事項証明書について、基礎知識から記載項目、利用シーンなどを解説します。
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※閉鎖事項証明書は取り扱っておりません
登記事項証明書には大きく分けて4種類の書類があります。さらにそれぞれには「全部」「一部」と記載事項の異なるバージョンの書類があります。
現在の登記事項およびの過去一定期間の変更履歴が記載されている書類
現在の登記事項が記載されている書類
代表者に関する事項が記載されている書類
過去に抹消された登記事項や閉鎖された登記記録が記載されている書類
これら4種類の登記事項証明書の一つが「閉鎖事項証明書」です。
「抹消された登記事項」とは、変更登記がされた際の従前の登記事項のうち、履歴事項証明書に記載されない過去3年前の日が属する1月1日より前の登記事項を指し、「閉鎖された登記記録」とは合併による消滅や解散・清算結了等により、登記記録が閉じられたものを指します。
つまり、その会社において生じた変更のうち、過去にさかのぼって古いものを閲覧するために参照されるのが閉鎖事項証明書です。
歴史の長い企業や、体制変更が頻繁な会社は現在事項証明書や履歴事項証明書ではその会社の状態や遍歴を把握しきれない場合があります。そのような場合に過去をさかのぼって閲覧されるために使われます。
閉鎖事項証明書以外の登記事項証明書については以下の記事もご参考ください。
関連記事：登記事項証明書とは？基礎知識や種類について解説します
閉鎖事項証明書には、記載対象となる事項の種類により「閉鎖事項全部証明書」「閉鎖事項一部証明書」の2つがあります。「全部」のほうが記載事項が多い（=証明できる事項が多い）ため、特に理由がなければ請求時には「閉鎖事項全部証明書」を指定するのがよいでしょう。
閉鎖事項全部証明書の主な記載項目は以下の通りです。
閉鎖事項一部証明書には、前述の7つの区から以下の項目が記載されます。
以下の項目は必ず記載されます。
上記に加えて証明書の交付申請時に必要な区を選択できます。
閉鎖事項一部証明書では、「商号区」「会社状態区」の他には選択した必要な区のみが記載されていることになりますので、閉鎖事項全部証明書に比較すると項目数はだいぶ少なくなっています。
閉鎖事項証明書は、履歴事項証明書などに比べると利用目的は限られますが、以下のようなシーンで閲覧されます。
履歴事項証明書や閉鎖事項証明書では、過去に会社に生じた変更も記載されます。商号変更や本店移転を複数回していたり、合併や買収を経た会社、などがいつどんな変更があったかを正確にする把握するためにも用いられます。
本店移転で管轄法務局が変わる場合にも閉鎖されます。
他にも会社の解散・清算結了や、特例有限会社から株式会社への商号変更、持分会社から株式会社へ組織変更をした場合なども閉鎖されますので、このような変更履歴のある会社では閉鎖事項証明書が必要になります。
過去に役員に就任していたことのある人を確認するために閉鎖事項証明書を閲覧することがあります。当時の経営がどんな体制で行われていたかを把握したり、個人の経歴を調べるといった用途が考えられます。
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・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
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