自社で役員の任期管理〜任期満了時に登記申請できる体制を作るには

商業登記において役員に関する登記は最も頻度の高い登記です。なぜならば、意図して変更しなくても、数年の任期ごとに退任や重任（再任）などの登記が必ず発生するからです。

登記すべき事項が発生したにも関わらず申請しなければ登記懈怠（けたい）に該当してしまいますし、さらにその状態を長期間継続すると「みなし解散」という整理の対象になってしまう可能性もあります。

一定の頻度で発生する役員登記だからこそ、毎回外部の専門家（司法書士など）に、報酬を支払って申請するのはちょっと・・とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。確かに登記の申請申請は基本的なやり方は変わらないルーチン的な業務です。

本記事では、自社の役員任期を管理し、任期満了のたびに発生する登記を自社で運用するために必要な作業をまとめました。

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自社で役員の任期管理をする

みなし解散を避けるために最も効果的なのは「役員任期ごとに発生する登記申請を確実に行う」ことになります。

そしてそのために必要なのが、自社の役員の任期を把握できていることです。
そのためには普段からどんなことに注意すればいいのでしょうか？

①自社の役員任期を確認しておく

役員（取締役）の任期は、会社法で「選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時まで」と定められています。

また、会社によっては任期を短縮したり、伸長したりしている場合がありますので、まず自社の定款などを確認し、任期が何年になっているかを確認しておきましょう。

②定時株主総会時に確認できるように業務マニュアルに組み込む

任期中の辞任などがなければ、基本的には事業年度が終了するたびに開催される定時株主総会が変更のタイミングになります。

株主総会では役員変更以外の議題もありますがので、総会準備のタイミングで変更対象の役員がいないかを必ず確認できるようにマニュアル化しましょう。役員ごとの就任時期や任期満了時期をスプレッドシートで管理しておくのもよい方法です。

総会準備のタイミングに必ず確認しておくようにすれば、すくなくとも「任期が満了しているのに気づかなかった」というトラブルは防ぐことができます。

なお、事業年度の途中で役員に就任した人は、就任タイミングによっては実質的な任期が前後する場合があります。注意しましょう。

自社で役員変更の登記申請をする方法

「登記申請」と聞くと、自社でやるにはハードルが高い印象もありますが、十分可能です。

大きく分けて2つの方法が考えられます。

法務省のオンラインサービスを使って申請書類データを送信して申請
オンラインで登記書類の作成を支援するサービスを使い、郵送で申請する

これだけ見ると「データをそのまま送信できる①のほうが手間が少なそう」と思われるかもしれません。

しかし、オンライン申請はネット環境が整っていれば誰でもできるというわけではなく、オンライン申請用のソフトを設定したり、電子署名ができるように手続きをしなければならないため、自分で行うにはハードルが高い方法と言えます。

そのため、既にオンライン申請の環境が整っていない場合は、②の方法がおすすめです。

ただ、書類で申請と聞くと「法務局に行く必要あるんですよね？」と気にされる方もいらっしゃると思います。

結論をいうと、郵送でも問題なく登記申請は可能です。
特に、確実な書類準備ができる前提があれば法務局に郵送する方法が最もコストパフォーマンスが良いですし、移動時間や人との接触機会を防ぐ上でも大きなメリットがあります。

オンラインで登記書類を作成できるサービスでは、Webサイトに会員登録し、登記内容を入力すると、申請書類やその他の必要書類を自動作成できます。印刷し、指定箇所に押印して郵送すれば、登記申請ができるという方法です。
サービスによっては変更前の登記情報PDFをアップロードすることで、入力の手間を大幅に削減できるものもあります。

申請までのスピードが早く、自分の好きな時間に作業ができ、費用も安く済むことが特徴です。
本サイト「GVA 法人登記」はこのタイプのサービスになります。

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法人の変更登記は、手続きごとに必要書類が異なるため、どの申請に何の書類が必要なのかを探すだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分・5000円から、オンラインで変更登記に必要な書類の作成ができます。

GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。

GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

各登記種類の料金は、以下で説明しています。

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ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（例）

・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
・総社員の同意書（合同会社）
・業務執行社員の同意書（合同会社）

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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おわりに

役員の任期管理は慣れてしまえばたいしたことありませんが、株主総会や登記など法律的な手続きが必要なため、慣れていない人にとっては難しい手続きです。必要な手続きを理解し、余裕をもって準備できるようにしましょう。