自社で役員の任期管理〜任期満了時に登記申請できる体制を作るには

商業登記において役員に関する登記は最も頻度の高い登記です。なぜならば、意図して変更しなくても、数年の任期ごとに退任や重任（再任）などの登記が必ず発生するからです。

登記すべき事項が発生したにも関わらず申請しなければ登記懈怠（けたい）に該当してしまいますし、さらにその状態を長期間継続すると「みなし解散」という整理の対象になってしまう可能性もあります。

一定の頻度で発生する役員登記だからこそ、毎回外部の専門家（司法書士など）に、報酬を支払って申請するのはちょっと・・とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。確かに登記の申請申請は基本的なやり方は変わらないルーチン的な業務です。

本記事では、自社の役員任期を管理し、任期満了のたびに発生する登記を自社で運用するために必要な作業をまとめました。

自社で役員の任期管理をする

みなし解散を避けるために最も効果的なのは「役員任期ごとに発生する登記申請を確実に行う」ことになります。

そしてそのために必要なのが、自社の役員の任期を把握できていることです。
そのためには普段からどんなことに注意すればいいのでしょうか？

①自社の役員任期を確認しておく

役員（取締役）の任期は、会社法で「選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時まで」と定められています。

また、会社によっては任期を短縮したり、伸長したりしている場合がありますので、まず自社の定款などを確認し、任期が何年になっているかを確認しておきましょう。

②定時株主総会時に確認できるように業務マニュアルに組み込む

任期中の辞任などがなければ、基本的には事業年度が終了するたびに開催される定時株主総会が変更のタイミングになります。

株主総会では役員変更以外の議題もありますがので、総会準備のタイミングで変更対象の役員がいないかを必ず確認できるようにマニュアル化しましょう。役員ごとの就任時期や任期満了時期をスプレッドシートで管理しておくのもよい方法です。

総会準備のタイミングに必ず確認しておくようにすれば、すくなくとも「任期が満了しているのに気づかなかった」というトラブルは防ぐことができます。

なお、事業年度の途中で役員に就任した人は、就任タイミングによっては実質的な任期が前後する場合があります。注意しましょう。

自社で役員変更の登記申請をする方法

「登記申請」と聞くと、自社でやるにはハードルが高い印象もありますが、十分可能です。

大きく分けて2つの方法が考えられます。

法務省のオンラインサービスを使って申請書類データを送信して申請
オンラインで登記書類の作成を支援するサービスを使い、郵送で申請する

これだけ見ると「データをそのまま送信できる①のほうが手間が少なそう」と思われるかもしれません。

しかし、オンライン申請はネット環境が整っていれば誰でもできるというわけではなく、オンライン申請用のソフトを設定したり、電子署名ができるように手続きをしなければならないため、自分で行うにはハードルが高い方法と言えます。

そのため、既にオンライン申請の環境が整っていない場合は、②の方法がおすすめです。

ただ、書類で申請と聞くと「法務局に行く必要あるんですよね？」と気にされる方もいらっしゃると思います。

結論をいうと、郵送でも問題なく登記申請は可能です。
特に、確実な書類準備ができる前提があれば法務局に郵送する方法が最もコストパフォーマンスが良いですし、移動時間や人との接触機会を防ぐ上でも大きなメリットがあります。

オンラインで登記書類を作成できるサービスでは、Webサイトに会員登録し、登記内容を入力すると、申請書類やその他の必要書類を自動作成できます。印刷し、指定箇所に押印して郵送すれば、登記申請ができるという方法です。
サービスによっては変更前の登記情報PDFをアップロードすることで、入力の手間を大幅に削減できるものもあります。

申請までのスピードが早く、自分の好きな時間に作業ができ、費用も安く済むことが特徴です。
本サイト「GVA 法人登記」はこのタイプのサービスになります。

GVA 法人登記なら、取締役や監査役の変更登記に必要な書類を自動作成、郵送で申請できます

司法書士監修のGVA 法人登記なら、変更したい役員の情報を入力するだけで、変更登記申請書類を最短7分で自動作成。印刷して押印や収入印紙を貼れば、法務局に行かずに郵送で申請できます。

役員変更の他に、商号変更、目的変更、本店移転など異なる種類の登記も同時に申請できます。

司法書士監修GVA 法人登記の特徴

10種の申請に対応。複数種類の組み合わせも可能
必要書類が最短7分で作成できる
変更登記書類が※10,000円（税別）から作成できる
かんたんに郵送申請ができる「かんたん郵送パック」完備
登記反映後の登記簿謄本や収入印紙など多彩なオプション

※代表取締役の住所変更は5,000円（税別）、ストックオプションは30,000円（税別）です。

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おわりに

役員の任期管理は慣れてしまえばたいしたことありませんが、株主総会や登記など法律的な手続きが必要なため、慣れていない人にとっては難しい手続きです。必要な手続きを理解し、余裕をもって準備できるようにしましょう。