社会保険の新規適用届のダウンロード方法と記入例

会社を設立したら、設立後5日以内に「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を年金事務所へ提出する必要があります。ただでさえバタバタしている創業期に「5日以内」という短い期限に驚く経営者も多いですが、書類の内容を理解しておけば自分で対応することは十分可能です。

本記事では、新規適用届の概要や書式のダウンロード方法、主な記入項目・記入例まで、独立直後の会社の経営者がスムーズに手続きを進められるよう解説します。

社会保険の新規適用届とは？

社会保険の新規適用届（正式名称：健康保険・厚生年金保険 新規適用届）とは、事業所が健康保険および厚生年金保険の適用を受けるために、日本年金機構へ提出する書類です。

法人の場合、規模や従業員の有無にかかわらず、設立と同時に社会保険への加入が法律で義務付けられています（代表1人のみの会社も対象です）。加入手続きの第一歩となるのがこの新規適用届です。

提出期限：事実発生から5日以内

提出期限は、会社設立など社会保険への加入要件を満たした日（事実発生日）から5日以内です。会社設立の場合、法人登記日が事実発生日となります。

「5日以内」は非常に短く、登記後すぐに動き出す必要があります。実務上は登記作業と並行して書類を準備しておくことが理想的です。登記簿謄本（登記事項証明書）が必要になるため、法務局への交付申請も設立直後に行いましょう。

期限を過ぎてしまったら？

現実的には、登記後すぐに書類が揃わないケースも多く、5日以内に提出できないことも珍しくありません。期限を過ぎた場合でも、そこから手続きすることは可能です。担当の年金事務所に事情を説明し、できるだけ早めに提出しましょう。

ただし、長期間にわたって未手続きのまま放置した場合にはリスクがあります。

• 従業員が保険給付を受けられない：病気・ケガの際に健康保険が使えず、医療費が全額自己負担になる。
• 未納保険料の遡及徴収：最大2年間さかのぼって保険料を徴収される可能性がある。
• 行政指導・立入検査：年金事務所から指導が入り、場合によっては立入検査の対象となる。
• 従業員との労使トラブル：加入義務があるのに未加入のまま給与から保険料を控除していた場合、後日問題になるケースがある。

会社設立後は、できるだけ早く、遅くとも数週間以内には手続きを完了させましょう。

電子申請と紙申請

提出方法は電子申請・郵送・窓口持参の3種類があります。電子申請はGビズIDの取得が必要で手続きに慣れていないと時間がかかる場合もあります。社労士の顧問がいない設立直後の会社では手続きの頻度も少ないため、管轄の年金事務所の窓口に持参するか郵送がシンプルでしょう。

社会保険の新規適用届は自分で記入・提出できる

社労士に依頼しなくても、新規適用届は経営者が自分で作成・提出することが十分に可能です。会社の基本情報を中心に記入する書類で、難易度は高くありません。

提出先

事業所の所在地（実際に事業を行っている場所）を管轄する年金事務所または事務センターに提出します。登記上の所在地と実際の事業所所在地が異なる場合は、実際の事業所所在地を管轄する事務センター（年金事務所）への提出となります。

管轄の年金事務所は、日本年金機構のウェブサイトで郵便番号から検索できます。

添付書類

新規適用届には、以下の書類の添付が必要です（法人の場合）。

• 法人（商業）登記簿謄本（コピー不可）：提出日から90日以内に発行されたもの。法務局の窓口またはオンライン申請（登記・供託オンライン申請システム）で取得できます。

登記簿謄本はオンラインで申請すると手数料が安く、郵送で受け取ることもできます。ただし受け取りまでに数日かかるため、設立直後すぐに申請しておくことを強くおすすめします。

新規適用届と同時に提出が必要な書類

新規適用届の提出と同時に、以下の書類も提出するのが一般的です。

• 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届（従業員・代表者自身の加入手続き）
• 健康保険被扶養者届（扶養する家族がいる場合）
• 保険料口座振替納付（変更）申出書（口座振替を希望する場合）

これらの書類を一度にまとめて提出することで、手続きをスムーズに完了させることができます。

社会保険の新規適用届の書式をダウンロードする

新規適用届の書式は、日本年金機構の公式サイトから無料でダウンロードできます。

ダウンロードURL： 日本年金機構「新規適用の手続き」

上記ページの「届書様式」にある「事業所を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするとき」のリンクから、Excelファイル（新規適用届）をダウンロードできます。

Excelファイルはパソコン上で直接入力して印刷できるため、手書きより効率的です。印刷前にページ設定・余白・レイアウトを確認してください（端末の設定によって印刷位置がずれることがあります）。

社会保険の新規適用届の記入例

以下に、代表的な記入項目の名称と記入例を紹介します。

主な記入項目

記入時のよくある間違いポイント

事業所所在地は、登記上の所在地ではなく「実際に事業を行っている場所」を記入します。自宅兼事務所の場合は自宅住所、別にオフィスを借りている場合はそのオフィスの住所です。

適用年月日は法人の設立日（登記日）です。「社員が入社した日」や「事業を開始した日」ではありません。

法人番号は設立後に国税庁から郵送で通知されますが、通知前でも国税庁法人番号公表サイトで確認できます。設立直後で通知書が手元にない場合はウェブサイトを活用してください。

GVA 労務書類で社会保険書類をカンタン作成

会社設立後5日以内に必要な社会保険の新規適用届を自分で提出することは十分可能です。ただし正確な書類を作成し、必要な添付書類を用意し、正しい提出先に提出するにはそれなりに確認などの時間や手間がかかります。

GVA 労務書類なら案内に沿って必要事項を入力すれば社会保険手続きの書類をカンタン作成。オプションプランを利用すれば添付が必要な登記簿謄本も受け取れます。不慣れな書類提出の作業や確認の手間や時間、不安を解決できるサービスです。

設立後すぐの忙しい時期に、社会保険手続きも素早く確実に完了させたい経営者の方はぜひ一度ご検討ください。