会社の本店移転（住所変更）や商号変更（社名変更）は、単に住所や名前が変わるだけではありません。どちらも会社の根幹に関わる情報であるため、法務局への登記申請を皮切りに、税務署・都道府県・市区町村への税務関連の届出、社会保険（健康保険・厚生年金）の変更手続き、労働保険（雇用保険・労災保険）の変更手続き、さらには取引先や金融機関・許認可機関への住所・名称変更通知など、多岐にわたる手続きが発生します。
このうち税務関連の届出は税理士がカバーできる一方、社労士と顧問契約を結ぶ前の設立間もない会社では社会保険関連の手続きが手薄になりがちです。「登記が完了すれば一段落」と考えて放置してしまうケースも少なくありませんが、社会保険の変更手続きには短い提出期限と罰則規定が定められています。
本記事では、本店移転・商号変更後に必要な社会保険（健康保険・厚生年金保険）の手続きについて、対象となる書類・提出期限・提出先・添付書類・記入時の注意点から、期限を過ぎてしまった場合の対処法までまとめて解説します。
会社の本店住所や商号は重要な登記事項であり、変更した際に必要となる手続きは以下のように多岐にわたります。
本記事ではこのうち、見落とされがちな社会保険関連の手続きに絞って解説します。
本店移転や商号変更を行った事業主は、「健康保険・厚生年金保険 事業所関係変更（訂正）届」（様式第1号）を日本年金機構へ提出します。従業員を1人も雇用していない代表者・役員のみの一人会社であっても、法人設立時点で健康保険・厚生年金保険（協会けんぽ）への加入義務が生じているため、必ず対応が必要です。
社会保険は事業所単位で管理されており、年金事務所は所在地・名称をもとに管理台帳を整備しています。本店の住所や商号が変わった場合、この台帳を更新するために変更届の提出が必要となり、都道府県をまたぐ移転であれば協会けんぽの健康保険料率の変更などの処理にもつながります。
なお、雇用保険・労災保険は原則として従業員を雇用した時点で加入義務が生じる制度のため、現時点で従業員がいなければこれらの変更届は不要です。将来従業員を採用した後に移転する場合は、変更があった日の翌日から10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」（ハローワーク）と「労働保険名称・所在地等変更届」（労働基準監督署）の提出が別途必要になります。
配偶者や子どもを健康保険の被扶養者として登録している場合でも、事業所の住所変更によって被扶養者本人の資格が変わるわけではないため、「被扶養者異動届」の提出は原則不要です。マイナ保険証を利用している場合はカード自体に住所情報が紐づいていないため再発行手続きは不要で、資格確認書を発行している場合に被保険者記号が変わるときは自動的に再発行されます。
変更届の提出期限は事実発生から5日以内です。「事実発生日」とは、本店移転であれば移転（登記の効力発生）日、商号変更であれば変更登記の効力発生日を指します。
5日以内という期限は非常に短く、登記手続きと並行した準備が必要です。正当な理由なく提出を怠ったり、虚偽の内容を届け出たりした場合には、6か月以下の懲役または50万円以下の罰金が科される可能性があります。
もっとも、住所変更届の遅延で実際に刑事罰が適用されるケースはほとんどなく、現実的には年金事務所から指導・督促を受ける形になることが多いのが実情です。とはいえ、保険証に記載の住所が古いままだと保険給付の手続きで支障が出ることもあるため、気づいた時点ですぐに提出することが基本です。
提出先は変更前の事業所所在地を管轄する年金事務所（または年金事務センター）です。移転後の新住所を管轄する年金事務所ではない点に注意してください。同一の年金事務所管内での移転であればそのまま管轄年金事務所に提出し、管轄をまたぐ移転の場合も変更前の年金事務所に提出すれば、そこから変更後の管轄年金事務所へ引き継がれるため、改めて届け出る必要はありません。
添付書類として登記事項証明書（提出日から遡って90日以内に発行されたもの）が必要です（電子申請の場合は不要となるケースもあります）。
事業所の所在地が登記上の所在地と異なる場合（サテライトオフィスなど）は、賃貸借契約書のコピーなど実際の所在地が確認できる書類も求められます。登記事項証明書は法務局の窓口・郵送のほか、オンライン申請システムでも取得可能です。
様式は日本年金機構の公式サイトからExcel形式で無料ダウンロードできるほか、管轄の年金事務所窓口でも入手できます。
参考：適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄内の場合）の手続き
以下の3通りから選択します。
記入項目自体は多くありませんが、事業所整理記号や事業所番号など、健康保険証や過去に年金事務所から送付された適用通知書に記載された番号の確認が必要です。時間に余裕を持って準備しましょう。
5日という短い期限を、登記完了のタイミングを見ながら守るのは容易ではなく、期限超過は珍しくありません。前述のとおり罰則規定はあるものの、実際に刑事罰が科されるケースはまれで、気づいた時点ですみやかに提出すれば大きな問題にはならないのが実情です。ただし放置すると、年金事務所の調査で未届けが発覚した際の対応が煩雑になったり、従業員採用後に労務管理が複雑化してから対処することになったりと、負担が増すため速やかな対応が最善策です。
遅れてしまった場合の主な対処法は次の3つですが、それぞれメリット・デメリットもあります。
本記事で紹介した変更届を自分で提出することは、十分に可能です。ただし、正確な書類を作成し、必要な添付書類を用意し、正しい提出先に提出するには、それなりの確認作業や手間と時間がかかります。書類の記入ミスがあれば再提出が必要になる可能性もあります。
GVA 労務書類なら、画面の案内に沿って必要事項を入力するだけで、社会保険手続きの書類をカンタンに作成できます。入力項目についても丁寧なガイダンスがあるため、「この欄に何を書けばいいかわからない」という不安を解消しながら手続きを進められます。
さらに、オプションプランを利用すれば、変更届に添付が必要な登記簿謄本（登記事項証明書）もセットで受け取ることができます。法務局への請求・取得というひと手間を省けるため、本店移転・商号変更後のあわただしい時期に手続きの負担を大幅に軽減できます。
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