会社の本店移転や商号変更（社名変更）は、単に住所や名前が変わるだけではありません。どちらも会社の根幹に関わる情報であるため、法務局への登記申請を皮切りに、税務署・都道府県・市区町村への税務関連の届出、社会保険（健康保険・厚生年金）の変更手続き、労働保険（雇用保険・労災保険）の変更手続き、さらには取引先や金融機関・許認可機関への住所・名称変更通知など、多岐にわたる手続きが発生します。
なかでも設立間もない企業で見落としがちなのが、社会保険に関する手続きです。税務関連の届出は税理士がカバーできますが、社労士との顧問契約をする前のフェーズの会社では社会保険関連は手薄になりがちで、「登記が終われば一段落」と思ったまま放置してしまうケースも少なくありません。しかし社会保険の変更手続きを怠ると、後述するとおりペナルティが生じる可能性もある重要な手続きです。
本記事では、本店移転や商号変更を行った際に必要な社会保険（健康保険・厚生年金）の手続きについて、提出書類の内容・入手先・提出先などをわかりやすく解説します。
本店移転後に必要な社会保険手続きを解説
目次
本店移転や商号変更後に必要な社会保険の手続き
提出が必要な書類：「適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」
本店移転や商号変更後に必要な社会保険手続きとして、事業主は「健康保険・厚生年金保険 適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」（以下「変更届」）を日本年金機構へ提出しなければなりません。
社会保険（健康保険・厚生年金保険）は、事業所単位で管理されています。年金事務所は各事業所の所在地・名称をもとに管理台帳を整備しており、本店の住所や商号が変わった場合、この台帳を更新するために変更届の提出が必要となります。変更届を提出することで、管轄年金事務所の変更や協会けんぽの健康保険料率の変更（都道府県をまたぐ移転の場合）といった処理も適切に行われます。本記事が対象とする規模の会社では事業は一つのみという会社がほとんどと思われますが押さえておきましょう。
提出期限と罰則
変更届の提出期限は、事実発生から5日以内と定められています（健康保険法第48条・厚生年金保険法第27条）。「事実発生日」とは、本店移転であれば移転した日（登記の効力発生日）、商号変更であれば変更登記の効力発生日が該当します。
5日以内という期限は非常に短く、登記手続きと並行して準備が必要です。期限を超えた場合でも速やかに提出することが求められます。なお、正当な理由なく提出を怠ったり、虚偽の内容を届け出た場合には、6か月以下の懲役または50万円以下の罰金が科される可能性があります（健康保険法第208条・厚生年金保険法第102条）。
本店移転や商号変更後に必要な社会保険の手続き
書類の入手方法
変更届の様式は、日本年金機構の公式ウェブサイトから無料でダウンロードできます。Excelファイル形式で提供されており、必要事項を入力して印刷・提出することが可能です。
- 様式ダウンロード先（日本年金機構）：事業所の名称・所在地を変更するとき
添付書類
変更届を提出する際には、以下の添付書類が必要です。
法人事業所（所在地変更・名称変更共通）の場合：法人（商業）登記簿謄本のコピー
添付する登記簿謄本は、提出日から遡って90日以内に発行されたものである必要があります。古い謄本では受理されないため注意してください。また、事業所の所在地が登記上の所在地と異なる場合（サテライトオフィスへの移転など）は、賃貸借契約書のコピーなど、実際の所在地が確認できる書類の添付も求められます。
登記簿謄本は法務局の窓口または郵送で請求できるほか、法務局のオンライン申請サービス（登記・供託オンライン申請システム）を利用してオンラインで交付請求することも可能です。
提出先
変更届の提出先は、年金事務センターまたは変更前の事業所の所在地を管轄する年金事務所です。移転後の新住所を管轄する年金事務所ではないため注意が必要です。提出を受けた年金事務所が、変更後の管轄年金事務所へ引き継ぎを行いますので、改めて変更後の管轄年金事務所へ届け出る必要はありません。
管轄の年金事務所は、日本年金機構のウェブサイトで確認できます。
提出方法
提出方法は以下の3通りから選択できます。
- 電子申請：GビズIDを使用した事業所向けオンラインサービス（e-Gov）経由で提出可能
- 郵送：管轄の年金事務所宛に郵送
- 窓口持参：管轄の年金事務所の窓口に直接持参
なお、資本金・出資金の額が1億円を超える法人や一定の規模以上の法人については、電子申請が義務付けられています。ただし、資本金1億円以下の中小・スタートアップ企業では原則として対象外となるため、とにかく早く済ませるなら書面（郵送または窓口持参）での提出も有効です。※電子申請ではオンライン手続きのアカウント設定などが必要になります。
記入時のポイントと注意点
変更届の書類自体は、記入項目数が多くなく、難易度が特別高いわけではありません。ただし、事業所整理記号や事業所番号など、普段あまり目にしない番号の記入が求められます。これらは健康保険証や以前に年金事務所から送付された書類（適用通知書など）に記載されています。確認に手間がかかる可能性もありますので、時間に余裕をもって準備しましょう。
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本記事で紹介した変更届を自分で提出することは、十分に可能です。ただし、正確な書類を作成し、必要な添付書類を用意し、正しい提出先に提出するには、それなりの確認作業や手間と時間がかかります。書類の記入ミスがあれば再提出が必要になる可能性もあります。
GVA 労務書類なら、画面の案内に沿って必要事項を入力するだけで、社会保険手続きの書類をカンタンに作成できます。入力項目についても丁寧なガイダンスがあるため、「この欄に何を書けばいいかわからない」という不安を解消しながら手続きを進められます。
さらに、オプションプランを利用すれば、変更届に添付が必要な登記簿謄本（登記事項証明書）もセットで受け取ることができます。法務局への請求・取得というひと手間を省けるため、本店移転・商号変更後のあわただしい時期に手続きの負担を大幅に軽減できます。
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