商業登記(会社変更登記)のオンライン申請に必要な電子署名と電子証明書について

オンライン申請・ 電子申請
商業登記(会社変更登記)のオンライン申請に必要な電子署名と電子証明書について

この記事では商業登記のオンライン申請に必要な電子署名について説明しています。最近、民間業者による電子契約サービスなどが話題になっておりますが、商業登記をオンラインで申請する為にはどのような電子署名が必要なのでしょうか。これからオンライン申請での商業登記を検討している方はぜひ参考にして頂ければと思います。

商業登記をオンライン申請(電子申請)する為には専用のソフトが必要

電子署名、電子証明書の説明の前に、まずは商業登記をオンライン申請する為に必要なソフトのお話です。商業登記をオンラインで申請する為には登記・供託オンライン申請システムのウェブサイトで「申請用総合ソフト」をインストールする必要があります。

このソフトの利用者は登記の知識を有する司法書士などが殆どで、登記の知識のない方が使いこなすのはなかなか難しいですが、自身でのオンライン申請を検討している方はご確認下さい。

登記・供託オンライン申請システムはこちら

関連記事:申請用総合ソフトのダウンロードからログインまでの手順の説明

商業登記のオンライン申請には2つの電子署名が必要

商業登記をオンライン申請する為には電子署名が必要です。電子署名とは紙の書類において印鑑やサインにあたるもので、本人確認や内容が改ざんされていないなどを証明するものです。オンライン上の書類に電子署名をするためにはその署名を証明する電子証明書の取得が必要で、法人・会社を証明する商業登記電子証明書と個人を証明する電子証明書(取締役会議事録などの添付書類への電子署名に使用)の2種類の電子証明書の取得が必要となります。

商業登記申請書類への電子署名には「商業登記電子証明書」が必要

商業登記をオンラインで申請する為には、法人・会社を証明する電子署名が必要で、その電子署名を証明する「商業登記電子証明書」の取得が必要となります。この商業登記電子証明書は法務局でしか取得できませんのでご注意ください。

地方公共団体が運営する公的個人認証局が発行する法人代表者に係る電子証明書やその他民間認証局等が発行する電子証明書は、商業登記における法人・会社を証明する電子署名の電子証明書としては利用できません。商業登記をオンライン申請する場合は「法務局で商業登記電子証明書を取得する必要がある」と覚えておいてください。

商業登記電子証明書について法務省の説明はこちら

登記の種類により個人を証明する電子証明書が必要

例えば、代表取締役変更登記の場合、取締役会非設置会社において代表取締役の選定方法で「株主総会の決議」の場合は株主総会議事録が必要となり、議長および出席取締役全員の記名押印と印鑑証明書が必要となります。

この変更登記申請をオンラインで行うためには、押印の代わりに議長および出席取締役全員の電子署名が必要となり、その電子署名を証明する電子証明書の取得が必要となります。
個人の電子証明書はマイナンバーカードに付与されている電子証明書やクラウドサインなど法務省から指定された民間業者での取得が可能です。

商業登記に基づく電子承認制度について詳しくは法務省のウェブサイトでご確認下さい


商業登記をオンライン申請する場合のデメリット

ここまで商業登記をオンライン申請する為の専用ソフトと電子署名・電子証明書の説明をさせて頂きましたが、ここまで読まれた方は「オンライン申請は準備が大変そう」と感じている方もいると思います。確かにオンライン申請はインターネットを利用して職場や自宅からでも申請ができる半面、事前準備が面倒な点がデメリットとなります。

<オンライン申請によるデメリット>

申請用総合ソフトの使用方法が難しい

実際にソフトを使用された方は実感されているかもしれませんが、ソフトのインターフェイスが非常にわかりにくく、登記の知識のない人が使用するのは至難の業です。実際に使用しているのは司法書士など登記の専門家なのがうなずけます。

役員全員の電子証明書の取得が面倒

先述のとおり、登記の種類によっては取締役全員分の電子署名の取得が必要になります。役員全員に電子署名に対するリテラシーも必要となるため、準備が面倒臭いのがデメリットとなります。

一番楽な商業登記申請方法は面倒な書類はオンラインで簡単作成、印鑑を直接押印

ここまでお読みになられた方の中には、「書類はオンラインで簡単に作成し、印鑑を直接押印したい」と思う方がいることでしょう。残念ながら先ほどご紹介した申請用総合ソフトでは実現することはできませんが、弊社で運用しているオンライン変更登記書類作成サービス「GVA 法人登記(ジーヴァ法人登記)」ではこれを実現することができます。

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GVA 法人登記なら、会社変更登記に必要な書類を自動作成、郵送で申請できます

司法書士監修のGVA 法人登記なら、変更する情報を入力するだけで、会社変更登記の申請書類を最短7分で自動作成。

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本店移転や役員変更など10種類の申請に対応。それぞれを組み合わせての申請も可能です。

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  • かんたんに郵送申請ができる「かんたん郵送パック」完備
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※代表取締役の住所変更は5,000円(税別)、ストックオプションは30,000円(税別)です。

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まとめ

今回は商業登記のオンライン申請方法、オンライン申請の為に必要な電子証明・電子証明書について説明させて頂きました。申請用総合ソフトは実際には個人で利用している人は殆どいなく、司法書士などが利用しているツールのようです。いつか個人でも簡単に利用できる商業登記オンライン申請ツールが出てくると良いですね。弊社のGVA 法人登記もよりお客様が使いやすいツールになるよう日々更新していきたいと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。

執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)

GVA 法人登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「GVA 法人登記」や契約書チェック支援支援「GVA assist」などのリーガルテックサービスを提供しています。

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