この記事では商業登記のオンライン申請に必要な電子署名について説明しています。最近、民間業者による電子契約サービスなどが話題になっておりますが、商業登記をオンラインで申請する為にはどのような電子署名が必要なのでしょうか。これからオンライン申請での商業登記を検討している方はぜひ参考にして頂ければと思います。
GVA 法人登記なら本店移転や役員変更など10種類以上の登記申請に必要な書類を、変更する情報を入力することで自動作成。法務局に行かずに郵送だけで申請できます。
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電子署名、電子証明書の説明の前に、まずは商業登記をオンライン申請する為に必要なソフトのお話です。商業登記をオンラインで申請する為には登記・供託オンライン申請システムのウェブサイトで「申請用総合ソフト」をインストールする必要があります。
このソフトの利用者は登記の知識を有する司法書士などが殆どで、登記の知識のない方が使いこなすのはなかなか難しいですが、自身でのオンライン申請を検討している方はご確認下さい。
登記・供託オンライン申請システムはこちら
関連記事：申請用総合ソフトのダウンロードからログインまでの手順の説明
商業登記をオンライン申請する為には電子署名が必要です。電子署名とは紙の書類において印鑑やサインにあたるもので、本人確認や内容が改ざんされていないなどを証明するものです。オンライン上の書類に電子署名をするためにはその署名を証明する電子証明書の取得が必要で、法人・会社を証明する商業登記電子証明書と個人を証明する電子証明書（取締役会議事録などの添付書類への電子署名に使用）の2種類の電子証明書の取得が必要となります。
商業登記をオンラインで申請する為には、法人・会社を証明する電子署名が必要で、その電子署名を証明する「商業登記電子証明書」の取得が必要となります。この商業登記電子証明書は法務局でしか取得できませんのでご注意ください。
地方公共団体が運営する公的個人認証局が発行する法人代表者に係る電子証明書やその他民間認証局等が発行する電子証明書は、商業登記における法人・会社を証明する電子署名の電子証明書としては利用できません。商業登記をオンライン申請する場合は「法務局で商業登記電子証明書を取得する必要がある」と覚えておいてください。
商業登記電子証明書について法務省の説明はこちら
例えば、代表取締役変更登記の場合、取締役会非設置会社において代表取締役の選定方法で「株主総会の決議」の場合は株主総会議事録が必要となり、議長および出席取締役全員の記名押印と印鑑証明書が必要となります。
この変更登記申請をオンラインで行うためには、押印の代わりに議長および出席取締役全員の電子署名が必要となり、その電子署名を証明する電子証明書の取得が必要となります。
個人の電子証明書はマイナンバーカードに付与されている電子証明書やクラウドサインなど法務省から指定された民間業者での取得が可能です。
商業登記に基づく電子承認制度について詳しくは法務省のウェブサイトでご確認下さい。
ここまで商業登記をオンライン申請する為の専用ソフトと電子署名・電子証明書の説明をさせて頂きましたが、ここまで読まれた方は「オンライン申請は準備が大変そう」と感じている方もいると思います。確かにオンライン申請はインターネットを利用して職場や自宅からでも申請ができる半面、事前準備が面倒な点がデメリットとなります。
実際にソフトを使用された方は実感されているかもしれませんが、ソフトのインターフェイスが非常にわかりにくく、登記の知識のない人が使用するのは至難の業です。実際に使用しているのは司法書士など登記の専門家なのがうなずけます。
先述のとおり、登記の種類によっては取締役全員分の電子署名の取得が必要になります。役員全員に電子署名に対するリテラシーも必要となるため、準備が面倒臭いのがデメリットとなります。
ここまでお読みになられた方の中には、「書類はオンラインで簡単に作成し、印鑑を直接押印したい」と思う方がいることでしょう。残念ながら先ほどご紹介した申請用総合ソフトでは実現することはできませんが、弊社で運用しているオンライン変更登記書類作成サービス「GVA 法人登記（ジーヴァ法人登記）」ではこれを実現することができます。
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今回は商業登記のオンライン申請方法、オンライン申請の為に必要な電子証明・電子証明書について説明させて頂きました。申請用総合ソフトは実際には個人で利用している人は殆どいなく、司法書士などが利用しているツールのようです。いつか個人でも簡単に利用できる商業登記オンライン申請ツールが出てくると良いですね。弊社のGVA 法人登記もよりお客様が使いやすいツールになるよう日々更新していきたいと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。
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