今さら聞けない電子証明書とは?電子署名との違いや取得時に注意すべきことを解説

オンライン申請・ 電子申請
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2020年4月から、特定の法人において労務手続きの電子申請が義務化されたことはご存じでしょうか?すでに電子化されていた税務申告に続いて、申請頻度の高い人事労務分野でも電子申請が当たり前になりつつあります。

これら手続きのために企業が電子申請を利用するのに必要となるのが法人向けの電子証明書です。
この電子証明書について、なんとなくは理解できるけど詳しくはわからないという方は意外に多いのではないでしょうか?
本記事では電子証明書、電子署名についての説明から、電子証明書を取得する場合に注意しておきたいことについて解説します。

まず、電子署名とは

電子証明書の説明の前にまず「電子署名」を理解しておきましょう。

電子署名とは、PDFなどの文書ファイルに添付することでその文書の正当性を証明するために行う処理です。今まで行っていた契約書などへのサインや押印を電子的に行うことを指します。

たとえば、Wordなどのソフトを使って作成した申請書が、本当にその会社で作成、申請された書類なのか?を証明するためにPDF文書ファイルに電子署名が添付されることで効力が発生します。

今まで、会社の代表印など重要なハンコは印鑑証明書によって正当なものであると認証されてきましたが、これを電子データで行うのが電子証明書なのです。

電子証明書とは

電子証明書は電子申請をする上で必ず必要になるものです。

申請する文書ファイルなどに電子署名をした人が本人であるかを証明するもので、電子ファイル形式で利用します。イメージとしては従来の印鑑証明書に近いもので、証明書の正当性の確保のために第三者による認証が必要になります。

この「第三者による認証」は国の指定した認定局であったり、民間の事業者でも認証すること自体は可能で、誰が認証したものかによって効力や使える手続きが異なります。

本記事で紹介している電子申請義務化においては法人向けの電子証明書(商業登記電子証明書)が必要で、法務局に申請することで取得できます。

なお、電子証明書の中には民間の事業者(政府認証基盤のブリッジ認証局と相互認証を行っている認証局)が認証するものもあります。それぞれの電子証明書ごとに対応する手続きが異なりますので、利用する前にこれから行う申請に対応した証明書かどうか確認しておきましょう。

ちょっとわかりづらいと感じられるかもしれませんが、この電子署名と電子証明書の関係は以下のようにとらえると理解しやすくなります。

電子署名:ハンコやサイン
電子証明書:印鑑証明書やサイン証明書


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取得する電子証明書によって対応する手続きが異なるので注意

検索してみると、法人向けのものもあれば個人向けのものまで、さまざまな企業が電子証明書の発行をサービスとして提供していることがわかります。身近なところではみなさんがお持ちのマイナンバーカードにも個人を認証(公的個人認証)する電子証明書が添付されています。(読み取りにはICカードリーダーが必要です)

サービスごとに取得費用や付随サービスが異なるのはもちろんですが、もっとも重要なのは「どの申請に対応しているか」です。

たとえば、商業登記(本店移転や役員などの会社変更登記)のオンライン申請をする場合は法務局の認証による商業登記電子証明書が必要で、民間事業者の提供する証明書は使用できません。証明書を発行する前に、必ず対応する申請種類について確認しておきましょう。

商業登記・会社変更登記のオンライン申請には商業登記電子証明書が必要

本店移転や役員変更などで必要な会社変更登記は、専用ソフト(申請用総合ソフト)をインストールすることでオンライン申請が可能です。

また、従来は登記申請書類を作成し押印して申請していた代わりに、その会社の認証のために商業登記電子証明書が必要になります。詳しい説明や取得のしかたについてはこちらのページもご参考ください。

関連記事:
オンラインでの登記申請に必要な商業登記電子証明書とは?取得方法や費用について解説します


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手間なくスピーディに登記申請するならAI-CON登記がおすすめ

電子証明書を取得してのオンライン申請は効率化につながる反面、ソフトがWindowsにしか対応していなかったり、証明書の取得に費用や時間がかかったりとハードルがあることも事実です。

また、登記申請の頻度が多くない企業からすると、登記の為だけに電子証明書を取得する必要があるのか?、と感じることもあるかもしれません。

登記申請には、司法書士に報酬を支払って依頼するか、自分で時間をかけて紙の申請書類を作成、もしくは電子証明書を取得してオンライン申請する必要があります。どちらにしても発生頻度を考えると、効率化するのが難しく、都度対応せざるを得ない面もあります。

司法書士監修のAI-CON登記なら、必要な情報を入力するだけで、変更登記申請書類を最短15分から自動作成。あとは印刷して押印や収入印紙を貼ればすぐに申請できます。
郵送でも申請できるので、法務局に行く必要もありません。

AI-CON登記で、リーズナブルかつスピーディに登記申請しましょう。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。

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