オンラインでの登記申請に必要な商業登記電子証明書とは?取得方法や費用について解説します

オンライン申請・ 電子申請
オンライン申請・電子申請

新型コロナウイルス拡大にともなうリモートワークやテレワークの普及。この間にビジネスシーンにおいてもっとも大きく取り上げられた課題が「押印するための出社」です。

社内の承認や取引上の手続きで物理的な印鑑が必要なために出社する、という状況は、コロナ前は誰も想像していなかった不便さを認識するきっかけとなりました。

そして、このことをきっかけに従来は印鑑を前提としたさまざまな手続きにまで議論が波及しています。

商業登記(会社変更登記)の申請もその対象の一つです。従来からオンライン申請自体はありましたが、まだまだ申請書類を作成し紙で提出する方法が主流です。しかし、コロナ禍以降は増えてくるでしょう。

オンラインで申請するために必要なものの一つが電子証明書です。
本記事ではオンラインでの商業(会社変更)登記申請に必要な、商業登記電子証明書の取得方法や費用について解説します。

オンラインでの商業(会社変更)登記申請には商業登記電子証明書が必要

商業(会社変更)登記のオンライン申請においてまず必要となるのが、従来の会社代表印と同じ効力を持つ電子署名で「商業登記電子証明書」と呼びます。

これは「商業登記に基づく電子認証制度」という、法務局(法務省が管轄する登記所)が電子認証局となって会社代表者等についての事項を証明する制度によって提供されています。

従来は登記簿謄本(履歴事項全部証明書)や印鑑証明書を会社のさまざまな事項の証明として用いていましたが、これをインターネット上で電子データの形式で行えるようにしたのがこの制度です。

商業登記電子証明書は法務局のみが発行できる

この制度のポイントは、商業登記情報が証明の根拠になっているという点です。「その会社が実在すること(法人格の存在)」「会社代表者本人であること」といった、会社代表印によって証明されていた事項はこの商業登記電子証明書でしか証明することができません。

このコロナ禍の中でも、「GMO Agree」や「クラウドサイン」など民間事業者による認証サービスが注目されるようになりました。ひとことで「電子証明書」「電子署名」というと、これらサービスでも会社の電子証明書(= 商業登記電子証明書)が取得できそうに見えますが、取得できません。現状、商業登記電子証明書はあくまでも法務局が独占的に提供しているものなので注意しましょう。

なお、民間の認証事業者が提供しているのは、企業ではなく自然人としての本人の証明(個人向け)、もしくは法務局でなく各事業者が認証する法人向け電子証明書です。イメージとしては、個人向けのものは個人が所有する印鑑やマイナンバーカードに近いものです。

また、事業者が提供する法人向けの電子証明書では、人事労務などの手続きには使用できますが登記申請には使えません。登記申請を予定している場合は必ず法務局で取得しておきましょう。


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商業登記電子証明書の取得にかかる費用

商業登記電子証明書の取得費用は、証明期間(電子証明書が有効な期間)に応じて料金が異なります。2020年7月時点では以下の通りです。

支払いは電子証明書発行申請書内に該当する金額の収入印紙を貼付して行います。


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なお、証明期間が終了しても証明書の更新はできません。初回取得時と同じ手続きを行い発行する必要があります。

「ではなるべく証明期間を長くしよう」と考える方も多いと思いますが、証明期間中に、電子証明書の再取得が必要な変更(会社の本店移転や商号変更、代表者に関わる変更など)が発生した場合、期間中であっても再取得が必要になります。

残存期間があっても手数料の払い戻しはされません。証明期間と取得手続きの手間のバランスを考慮する必要がありますので注意しましょう。
※一定の条件を満たす場合は手数料不要で再発行できる場合があります。管轄の登記所に確認しましょう。

商業登記電子証明書の取得方法

商業登記(会社変更登記)のオンライン申請のために必要な商業登記電子証明書は以下の手順で取得します。

①専用ソフト「商業登記電子認証ソフト」をインストールする

電子証明書の発行申請をするために必要なファイルを作成するための専用ソフトウェアをダウンロードページからPCにインストールします。(Windowsのみ対応)

②申請用ファイルの作成

電子証明書の発行申請に必要な2つのファイル

・鍵ペアファイル(電子証明書を作成するための秘密鍵/公開鍵のペアのファイル)

・証明書発行申請ファイル(会社・代表者情報、公開鍵の情報が記録されたファイル)
を作成します。

インストールした商業登記電子認証ソフトを起動し、ファイル作成に進みます。
必要情報(会社・法人情報、代表者に関する情報、電子証明書の有効期間等)やパスワードを設定してください


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入力を完了し、ボタンをクリックすると、鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイル、発行申請書・委任状ファイルがそれぞれ作成されます。


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③電子証明書の発行申請

管轄の登記所(普段登記申請している管轄法務局など)に電子証明書の発行を申請します。申請時に提出するのは以下の2点です。

・管轄登記所に届け出た印鑑(代表印など)を押印した電子証明書発行申請書(手数料分の収入印紙を貼付しておきます。手数料の金額は上述の料金表から、証明期間に合わせて選択します。
・ステップ②で作成した証明書発行申請ファイルを保存したCD-ROMまたはUSBメモリ(提出に使ったメディアは後で返却されます)

発行申請が完了すると、電子証明書のシリアル番号が記載された「電子証明書発行確認票」が交付されます。確認票に記載されたシリアル番号は後で証明書をダウンロードする際に必要になります。


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④電子証明書の取得(ダウンロード)

インストールしたソフトを起動し、電子認証登記所から電子証明書を取得(ダウンロード)します。

ソフトを起動し
・秘密鍵/公開鍵のペアファイル
・鍵ペアファイルのパスワード
・③で交付された確認票に記載されたシリアル番号
を入力します。




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入力完了し、「電子証明書取得実行」ボタンをクリックすると電子証明書を取得、PC内に保存されます。

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その他、詳しい手順や注意点について詳しくは法務省Webサイトの電子証明書取得のご案内もご参考ください。


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商業登記電子証明書だけではオンラインでの登記申請を完結できない場合があるので注意

上述のとおり、商業登記電子証明書は法務局のみが独占して提供する制度です。

最近よく聞かれるのが「最近は民間の認証事業者の証明書で登記申請できるんですよね?」という質問です。回答としては、現状は民間の認証事業者の証明書だけで登記申請を完結することはできません。

商業登記申請で登場する電子証明には2つの種類があります。

①会社や代表者に関わる証明:商業登記電子証明書のみで可能
②自然人としての本人の証明:民間の認証事業者の証明書でも可能

という区別があるため、民間事業者の認証で取得できる②だけでは商業登記申請を完結できません。

つまり、商業登記においてオンライン申請するには上記2種類の電子証明書を用意しておく必要があります。

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商業登記電子証明書を取得すれば本店移転や役員変更といった登記申請を効率化できます。ただし、ソフトがWindowsにしか対応していなかったり、証明書の取得に費用や時間がかかったりとハードルがあることも事実です。

また、登記申請の頻度が多くない企業からすると、登記の為だけに電子証明書を取得する必要があるのか?、と感じることもあるかもしれません。

登記申請には、司法書士に報酬を支払って依頼するか、自分で時間をかけて紙の申請書類を作成、もしくは電子証明書を取得してオンライン申請する必要があります。どちらにしても発生頻度を考えると、効率化するのが難しい業務です。

司法書士監修のAI-CON登記なら、必要な情報を入力するだけで、変更登記申請書類を最短15分から自動作成。あとは印刷して押印や収入印紙を貼ればすぐに申請できます。
郵送でも申請できるので、法務局に行く必要もありません。

AI-CON登記で、リーズナブルかつスピーディに登記申請しましょう。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。

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