2020年4月から、特定の法人を対象に社会保険や労働保険など人事労務手続きの一部において電子申請が義務化されました。
この規模での義務化は初の試みですが、影響の大きさに比較して企業内には詳しい人が少なく、どう対応したらいいかわからない方もいらっしゃるかもしれません。
本記事では、この電子申請の義務化の制度概要や準備すべきことについて解説します。
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2020年4月から特定の法人を対象に人事労務関連の手続きの電子申請が義務化されます。主な対象は、健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労働保険に関する各種申請で、従業員を雇用している会社であれば必ず発生する手続きです。
従来から確定申告など一部の手続きで電子化は進んでいましたが、これだけの規模で義務化されるというのは初の試みで、頻度の高い人事労務手続きを電子化することで行政関連の手続きのコストを大きく削減することが目的となっています。
義務化の対応にはそれなりの準備が必要なこともあり、今回は特定の法人を対象にスタートしています。以下がその条件です。
ポイントとしては従業員数でなく資本金額が大きく影響するという点です。申請義務化に対応するスタッフの確保が難しい場合も資本金が大きければ該当します。最近はスタートアップ企業などでも外部からの出資で資金調達をしていれば1億円を超すケースも少なくありませんので「うちは設立間もないし対象外だろう」と早合点しないよう注意が必要です。
また、今回の義務化で対象とならない企業においても、義務化の背景や理由をふまえれば遠くない将来に対象になる可能性は高く、いざ対象になった時に慌てないように理解しておくことをおすすめします。
まず必要となるのが電子証明書の取得です。義務化された電子申請を行う「e-Gov電子申請システム」に対応した認証局が発行する電子証明書が必要になります。
電子証明書を取得することで、申請する法人の電子署名がその法人のものであると認証され、その電子署名を添付した各種書類がその会社のものであると認証されるようになります。
「電子証明書」で検索すると、法人向けから個人向けまでさまざまな対応サービスが見つかります。今回の義務化ではe-Gov電子申請システムに対応しているものを選びましょう。
e-GovのWebサイトにも案内があるのでご参考ください。
電子証明書以外にも申請する種類に応じた電子ファイルの準備が必要です。最近は人事労務手続きに特化し、e-Gov電子申請システムともAPI連携したクラウド型のサービスも複数登場しているのでこれらを使用するのも良いでしょう。
義務化されたことに気づかなかったり、自社が対象外と勘違いしてしまうことも考えられますがその場合どうなってしまうのでしょうか？
結論からいうと、紙の書類で窓口や郵送での申請しても罰則などはありません。ただし、窓口で指摘されてやり直しになったり反映が遅くなるといった可能性が考えられます。社内で電子申請と紙の申請が混在してしまうのも非効率なので、義務化に気づいたり、指摘されたタイミングで速やかに電子申請対応の準備をするのがおすすめです。
義務化に備えてまず必要なのが電子証明書の取得です。
上述のとおり、様々な認証局（企業）からサービスが提供されていますが、おすすめなのが商業登記認証局による商業登記電子証明書です。取得に若干の手間が発生しますが、e-Gov電子申請システムはもちろん、法務局への変更登記（商業登記）のオンライン申請にも対応しているからです。
一定規模の企業であれば、役員変更や本店移転などの登記申請が一定の頻度で発生します。商業登記電子証明書であればこれらにも対応できるのでおすすめです。
本店移転や役員変更などで必要な会社変更登記は、専用ソフト（申請用総合ソフト）をインストールすることでオンライン申請が可能です。
従来は登記申請書類を作成し押印して申請していた代わりに、その会社の認証のために商業登記電子証明書が必要になります。詳しい説明や取得の仕方についてはこちらのページもご参考ください。
関連記事：
オンラインでの登記申請に必要な商業登記電子証明書とは？取得方法や費用について解説します
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