株主総会議事録のひな形（定時・臨時のテンプレート）

株式会社を運営し、事業を進めていくうえで、株主総会は株主の意思を確認する重要な機会です。株主総会の開催のみならず、開催後に作成する株主総会議事録の記載内容や登記申請への添付についても、経営者であれば知っておくべき知識の一つです。
　
この記事では、株主総会議事録の書き方や記載すべき事項を解説したうえで、文言をコピーするだけでそのまま使えるテンプレートも紹介します。起業・開業後の方で、登記申請に議事録が必要な場合などにご参考ください。

定時株主総会議事録・臨時株主総会議事録とは

株主総会議事録は、株式会社における最高意思決定機関である株主総会での議論や決定事項を記録した文書です。議事の流れや決議内容、出席者の記録などが含まれます。議事録としての効果を持つことはもちろん、決議後に必要な変更登記申請において、必要書類として添付されることもあります。

株主総会には「定時」と「臨時」の2種類があり、それぞれ「定時株主総会議事録」「臨時株主総会議事録」のように区別されます。

臨時株主総会議事録については、以下の記事でも解説しています。

臨時株主総会議事録のテンプレートを紹介！本店移転や目的変更などの定款変更時に使用できます

株主総会議事録の作成義務と保存期間

株主総会議事録の作成は、法律により義務付けられています（会社法第318条第1項）。作成した議事録は、本店において10年間保存しなければなりません（同条第2項）。

　（議事録）
　第三百十八条　株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
　２　株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
　引用：e-Gov法令検索（会社法）

議事録の作成・保存の義務を怠った場合、取締役は100万円以下の過料の制裁を受ける可能性があります（会社法第976条第8号）。

また、議事録の作成期限に法律上の規定はありませんが、株主総会の決議によって役員の変更など登記事項に変更が生じる場合は、決議の日から2週間以内に変更登記を行う必要があります（会社法第915条）。

株主総会議事録の記載事項

株主総会議事録の記載事項は、会社法施行規則第72条第3項に規定されています。

号	記載事項
一	株主総会が開催された日時及び場所
二	株主総会の議事の経過の要領及びその結果
三	会社法の規定により株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その内容の概要
四	株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
五	株主総会の議長が存するときは、議長の氏名
六	議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

このうち第二号の「議事の経過の要領及びその結果」には、株主総会における質問とそれに対する回答、決議事項についての賛否、採決の内容などを記載します。

第三号の「意見又は発言」は、監査役による株主総会への報告などがあった場合に、その内容の概要を記載します。

出席した役員の署名・押印は法律上必須ではなく、議事録を作成した取締役の氏名を記載すれば足ります（押印の要否については後述します）。議事録の書き方に法律上の決まりはなく、上記の記載事項を満たしていれば形式は自由です。

株主総会議事録の書き方

株主総会議事録に定められた書式はありませんが、前述した記載事項を満たしている必要があります。株主総会を開催した日付・時間・場所、会社の正式名称、議事録の作成者、出席した株主、代理人の指名、株式数、代理権の有無、欠席者などの基本情報を記載し、取り扱われた議題の重要ポイント、議題ごとの提案者・発言者、決議結果を正確に明記します。

提示された書面がある場合はその内容を議事録に反映し、議題に対する質疑応答とそれに対する回答を記録し、最後に議長や議事録の作成者が署名して完了を確認します。

定時株主総会議事録・臨時株主総会議事録のひな形

株主総会議事録の形式は自由なので、ひな形を1つ用意しておき、株主総会ごとに記載を埋めて作成すれば足ります。例文は以下のとおりです。

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第〇回定時株主総会議事録
令和〇年〇月〇日〇時〇分、（住所）所在の当社本店会議室において、第〇回定時株主総会を開催した。

株主総数　△名　発行済株式総数　△株　議決権を有する株主数　△名　その議決権の数　△個　出席株主数（委任状による出席を含む）　△名　その議決権の数　△個

以上のとおり株主の出席があったので、定款〇条の規定により定時株主総会は適法に成立した。そこで、代表取締役〇〇は議長席に着き、株主総会を開会する旨を宣言し、直ちに議事に入った。

決議事項：
第1号議案　第〇期決算報告書の承認に関する件
議長が上記議案を付議したところ、監査役〇〇は、下記の書類につき綿密に調査し、いずれも正確かつ適当であることを認めた旨を報告した。
記
貸借対照表
損益計算書
株主資本等変動計算書
個別注記表
出席株主は、別段の異議なく、満場一致で承認可決した。

第2号議案　取締役及び監査役の任期満了に伴う改選に関する件
議長は、取締役及び監査役の全員が本定時総会の終結と同時に任期満了し退任することになるので、その改選の必要がある旨を述べ、その選任方法を諮ったところ、出席株主中から議長の指名に一任したいとの発言があり、一同これを承認したので、議長は下記の者をそれぞれ指名し、これらの者につきその可否を諮ったところ、満場異議なくこれに賛成したので、下記のとおり再選重任（※新任者の場合は就任）することに可決確定した。

第3号議案　〇〇に関する件
議長は、〇〇について詳細を説明し、その承認を求めた。
出席株主は、別段の異議なく、満場一致で承認可決した。

以上をもって本総会における報告および全議案の審議を終了した。そこで、議長は〇時〇分閉会を宣した。上記議事の経過の要領およびその結果を明確にするため本議事録を作成する。

令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社第〇回株主総会

議長　代表取締役社長　〇〇
出席した役員　取締役　〇〇　監査役　〇〇
議事録を作成した取締役　○○　㊞

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記載の方法としては「満場一致」のほかに「賛成多数」「圧倒的多数」などがあります。ただし特別決議の場合は3分の2以上の賛成という要件があるため、「賛成多数」などの記載では要件を満たしていることが明確にならず、不十分です。要件を満たしていることが分かるように記載しましょう。

定時株主総会では、決算報告書の承認議案のほか、任期満了の役員がいる場合には役員改選の議案が審議されます。

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臨時株主総会議事録
令和〇年〇月〇日〇時〇分、（住所）所在の当社本店会議室において、臨時株主総会を開催した。

株主総数　△名　発行済株式総数　△株　議決権を有する株主数　△名　その議決権の数　△個　出席株主数（委任状による出席を含む）　△名　その議決権の数　△個

以上のとおり株主の出席があったので、定款〇条の規定により臨時株主総会は適法に成立した。そこで、代表取締役〇〇は議長席に着き、株主総会を開会する旨を宣言し、直ちに議事に入った。

決議事項：
第1号議案　〇〇に関する件
議長は、〇〇について詳細を説明し、その承認を求めた。
出席株主は、別段の異議なく、満場一致で承認可決した。

以上をもって本総会における報告および全議案の審議を終了した。そこで、議長は〇時〇分閉会を宣した。上記議事の経過の要領およびその結果を明確にするため本議事録を作成する。

令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社臨時株主総会

議長　代表取締役社長　〇〇
出席した役員　取締役　〇〇　監査役　〇〇
議事録を作成した取締役　○○　㊞

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臨時株主総会では、決まって審議される事項はなく、開催の必要が生じた議案（募集株式の発行、定款の変更など）について審議します。

議事録への押印は必要？

株主総会議事録に、出席した役員の署名や押印は法律上必須ではありません。会社法施行規則が定める記載事項に署名・押印は含まれておらず、議事録を作成した取締役の氏名を記載すれば足ります。ただし実務上は、議事録の信頼性を示すために、作成者の氏名の横に押印することが多く見られます。

押印の要否や、誰が押印すべきかについては、以下の記事でより詳しく解説しています。

【株主総会議事録への押印義務は議長だけではない】対象者や義務の内容について解説

株主総会議事録のひな形は法務局ホームページでもダウンロード可能

本店移転や役員変更など、変更登記申請時に必要な株主総会議事録については、法務局のホームページからひな形および記入例をダウンロードできます。申請する登記の種類に合わせて参考にしてください。

商業・法人登記申請に関する各種書式（法務局）

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本店移転や役員変更などの登記申請を行う際には、株主総会や取締役会での決議の証明として議事録の作成・添付が求められます。議事録の作成には法的な要件が定められており、一から作成するのは手間がかかるため、テンプレートの活用がおすすめです。

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