新型コロナウイルスによる株主総会および役員変更への対応について

新型コロナウイルス（COVID-19）の影響により4月8日には東京都にて緊急事態宣言が発令され、企業活動においても大きな影響が出ています。

決算期が3月の会社にとっては、6月の定時株主総会に向けて議案や決算の準備に慌ただしくなる時期ですが、この状況下で株主総会への対応方法が課題になっています。

会社法上、株式会社は決められた時期に株主総会を開催することが必要です。そのため、新型コロナウイルスの感染が拡大している現状においても株主総会開催の必要があります。

しかし、新型コロナの影響で決算資料の準備が遅れたり、株主総会の開催自体が難しくなる可能性があります。

これらについて想定される課題と対策を、経済産業省の「株主総会（オンラインでの開催等）、企業決算・監査等の対応」や法務省Webサイトからピックアップして紹介します。

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株主総会自体の開催が難しい

みなし決議および、オンライン開催を検討しましょう。
※オンラインのみでの開催はできず、リアルな開催場所も設ける必要があります

参考：「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」を策定しました

また、会社法上においては定時株主総会は必ずしも決算後3ヶ月以内に開催しなければならないわけではありません。ただし、議決権行使の基準日など様々な影響をふまえて検討しましょう。

参考：定時株主総会の開催について（法務省HP）

予定どおり株主総会を開催するが、感染には最大限配慮したい

総会会場における人数制限や事前登録、症状のある株主の入場制限、開催時間の短縮についてQ&A形式でまとめられています。

参考：株主総会運営に係るQ&A

株主総会が開催できないため役員の選解任ができない

法務省Webサイト内では、

「定款で定めた時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じた場合には，その状況が解消された後合理的な期間内に定時株主総会を開催すれば足りるものと考えられます」

と記載があります。
この場合、役員の任期は、合理的な期間内に開催された定時株主総会の終結までになると考えられます。

参考：商業・法人登記事務に関するＱ＆Ａ（法務省Webサイト）

新型コロナの影響で定時株主総会までに決算書類が間に合わない

株主総会の対応のうち、「継続会」の検討について梶山経済産業大臣より談話が好評されています。

継続会はこれまで開催された実例が多くないことから、金融庁、法務省及び経済産業省は、開催に当たって留意すべき事項と円滑な実務の遂行に資することを目的とした指針を公表しています。

参考：継続会（会社法317条）について（PDF形式）

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役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後（辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から）2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。

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※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。

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GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（役員就任の場合）

株主総会議事録
株主リスト
就任承諾書
取締役会議事録
取締役決定書
登記申請書
定款
印鑑届書

※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員就任の場合です。

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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