本店移転の登記とは?登記書類をオンライン&低コストで作成する方法

本店移転
本店移転登記

01.
本店移転登記(会社の住所変更)の手続き、お困りではありませんか?

会社の本店を移転した場合、登記事項の本店に変更が生じるため、移転日から2週間以内に本店移転の登記手続きを行う必要があります。登記手続きは管轄の法務局(登記所)に移転があったことを証明する書類一式を揃えて提出し、審査を受ける必要があります。

書類の内容に不備があれば訂正が必要ですから、再度調べ直したり、法務局へ出向く必要があったりと、想像以上に煩雑な作業となります。したがって従来は、登記業務は専門家である司法書士に依頼するのが一般的でした。しかし、専門家へ依頼するには報酬のことも考えなければなりません。

特にスタートアップやベンチャー企業にとっては、できるだけ業務とは関係ない作業に出費や時間を割かれたくないでしょう。このように何となく会社の登記とは優先度が低くなりがちな作業です。先送りにしてしまってはいないでしょうか?そのような企業様のニーズに応えるためにAI-CON登記は生まれました。

AI-CON登記であれば、必要な情報を2,3打ち込むだけで法務局に提出しなければならないすべての書類を自動的に判定し、それらが反映された書類一式をダウンロードすることができます。あとは、これらの書類に押印し法務局へ提出するだけで、不備なく登記が完了します。
本来の業務への時間を割かれることもなく、かつ圧倒的に費用も抑えることが可能になりました。

本文では、本店移転登記に関する基礎知識や一般的な手続きの流れから、AI-CON登記を使った手続きの方法を紹介いたします。

02.
本店移転登記(会社の住所変更)とは?

個人の住所は住民票に記録されています。ですから個人が住所を変更した場合には、住民票に記録されている住所に変更が生じるため、役所へ変更届を行う必要があります。これと同様に、会社の本店も会社登記簿と言われるものに記録されています。

事業者が会社の設立登記をした場合はこの会社登記簿が法務局により作成され、一社ごとの会社の基本情報が管理されるようになります。この基本情報には例えば「商号」や「本店」「資本金」「役員の氏名」などがあり、必ず登記する事項となっています。

「本店」というと店舗をイメージされる方が多いと思いますが、普段使用する言葉でいうところの「本社」です。そこで、例えばオフィスが手狭になったり、オフィス環境改善などで会社が新宿区にある本店を渋谷区へ移転する決定をした場合には、会社登記簿に記録されている本店に変更が生じるため、法務局へ本店変更の届け出をしなければなりません。

本店移転登記とは、このように会社登記簿に記録されている本店に変更が生じた場合に行う、変更手続きのことです。逆に言ってしまえば、会社登記簿に登記する必要のない事項に変更があった場合には、この手続きをする必要はありません。例えば取締役の住所は登記事項ではありませんが代表取締役の住所は登記事項となっています。

具体的に何が登記事項となっているかは、自社の会社登記簿を確認してみてください。なお、登記とは会社登記簿に本店変更などの事項を記録することを意味します。

03.
本店移転登記をしなくてはならない理由

会社法では、会社登記簿の内容に変更が生じた場合、その変更日から2週間以内に登記を申請しなければならないと定められています。この2週間の期限を過ぎた場合を一般的に登記懈怠といい、その後に登記の申請をした場合、代表者個人に対して100万円以下の過料の制裁が課される可能性があります。

過料ですので前科がつくことはありませんが、法人ではなく代表者個人の財産で支払う必要があります。これは、登記手続きを会社の代表者すなわち経営側が現状を正しく登記簿に反映させる義務を負っているためです。本店所在地に変更があった場合にも当然に変更登記義務があります。

なお、2週間を過ぎて申請した場合に制裁が課されるかどうかは、審査する法務局・裁判所の裁量となっているのが実情です。しかしながら、いつ誰に課されてもおかしくありませんので、登記懈怠には十分注意が必要なことに変わりはありません。なお、2週間を経過したとしても登記手続きは問題なく受理されます。

遅れればそれだけ過料の負担が大きくなる可能性が増しますので、義務期間内に登記は済ませるように心がけ、既に懈怠している場合でも早めに手続きを済ませてしまいましょう。

本店移転登記申請書

04.
本店移転登記の流れ

本店移転の登記手続きでは、
本店の移転を決定する会社内部での手続き
本店の移転があったことを法務局に届け出る登記申請手続き
の2つに分けることができます。

本店の移転を決定する会社内部での手続き
まず、本店を移転する際には、まず取締役が「移転先」を決定します。
この移転先の決定は⑴取締役(取締役会)の決定のみでよい場合と⑵株主総会決議に諮る必要がある場合があります。⑵の株主総会の決議が必要な場合とは移転先が定款の変更を要する場合です。例えば、渋谷区にある本店を新宿区へ引越しするのであれば定款の変更が必要となります。

会社法上、会社の本店所在地は定款の必須記載事項とされており、定款の変更をともなう決定は特則を除き、必ず株主総会の決議に諮る必要があります。なお本店所在地は最小行政区画すなわち東京23区までが必須とされていますから、ここに変更が生じるか否かで手続きが異なるので注意が必要です。定款は、基本的なルールですから、その内容は取締役(取締役会)の一存で変更はできないこととされているのです。

本店の移転があったことを法務局に届け出る登記申請手続き
次に、登記は会社の本店所在地を管轄する法務局に行う必要があります。管轄を間違えると申請は却下されます。この管轄は例えば本店が新宿区内なら、新宿出張所、渋谷区内であれば渋谷出張所のように分けられていますので適切な管轄を調べる必要があります。

そして、この管轄の同一区域内で本店移転を行うことを「管轄内本店移転」、2つの管轄を跨いで本店移転することを「管轄外本店移転」と言い、手続きが異なります。管轄内本店移転の場合は通常の登記手続きと変わりませんが、管轄外本店移転の場合では、旧管轄と新管轄の登記所双方へ申請を行う必要があります。

なお、双方へといってもそれぞれ出向く必要はなく、それぞれの申請書を作成し、便宜旧管轄へ提出し審査を受ければよいこととなっています。この後の流れはいずれも同じで、登記の完了を確認したら登記事項証明書を取得し、本店が正しく移転されていることを確認して、登記手続きは無事終了となります。

05.
本店移転登記後に必要な手続き

以上で法務局への本店移転登記は完了です。ただし、実務上は他にもやっておくべき申請や手続きがいくつかあります。わかりやすいところでは「郵便物の転送」ですが、法人の場合に必要になる手続きはおおよそ以下になります。

・法務局への印鑑カードの申請(管轄外住所への移転時に必要)
・税務署(移動前と後の管轄税務署に異動届出などが必要)
・銀行口座やクレジットカードの住所変更
・労働基準監督署、ハローワーク(所在地の変更届が必要)
・年金事務所(健康保険・厚生年金保険事業所在地の変更が必要)
・インターネットや電話回線、OA機器などの設備
・会社案内や会社ホームページに記載の住所

もちろん、会社によっては他にも手続きが必要になる場合がありますので、事前に確認しておきましょう。

06.
本店移転登記を自分でおこなうことは可能?

本店移転の登記手続きは高度な専門的知識がそれほど必要な登記ではありませんから、時間を掛ければ自分で行うことは可能です。しかし、登記手続きを自分で行う場合には、かなり複雑な作業に戸惑うことは間違いありません。人によっては、自力で進めた場合2,3日かかることもあるでしょう。

登記の手続きは、必要な書類一式を揃え、管轄する法務局の審査を受け、不備なく通す必要があります。申請書はどのように記載すればいいのか、収入印紙はいくらなのか、どこの法務局に提出するのか、申請書以外に必要な書類は何か、どの書類に何の押印が必要か、これらの情報はネットでも調べることは可能ですが、非常に膨大な情報となり、本店移転の手続きだけでも正確な知識を身に付けるのは困難です。

時間を掛けて調べても法務局の補正が指示あれば、都度出向いて直す必要があります。実際にそれだけ手間のかかる作業でなければ司法書士に依頼する必要はありません。それでも、登記の知識は司法書士以外には本業で役に立つことはほとんどないでしょう。

ですから、どのタイミングで登記が必要かを把握しておく程度の知識があれば、それ以上に詳しくなる必要はないと言えます。自力で行うことは可能と言っても、必要以上に登記手続きに手間や時間がとられ本業に支障がでては本末転倒ですから、これらを踏まえた上で検討する必要があります。

07.
本店移転登記を自分で行うメリットとデメリット

登記は自分でやればいいのでは?と考える方も多いかと思います。ただし、それぞれにメリット・デメリットがあることは理解しておきましょう。

メリット

・費用を削減できる
自分で登記手続きをする場合、司法書士に支払う報酬は発生しませんので、費用を抑えることができます。
申請内容自体に質や量を左右する要素はありませんので、同じ内容であれば費用を抑えることができるというのが最大のメリットと言えます。

デメリット

・手続きに時間を割く必要がある
人によっては本店移転の登記手続きに2、3日程の時間を割かれることもあるでしょう。必要な書類は複数ありますし、記載内容も決まったフォーマットがあるわけではありません。法務局とのやり取りや、手続きの流れを把握するだけでも想像以上に複雑な作業となります。

・法務局に出向くケースもある
法務局の審査は厳しいため、司法書士でも書類の不備で補正を受けることがあります。補正とは法務局による書類審査上で不備があった場合の通知です。補正通知があった場合は、内容によっては法務局に出向いて書類の内容を訂正する必要が出てきます。法務局は意図的に駅から離れて設置されているため、管轄によっては半日作業となります。

・詳しく調べても本業には役立たない
登記手続きは専門性を極めており、経営者自身が登記手続きを行ったとしても、その後の本業ではほとんど使わない知識ばかりです。そのため、苦労して調べても見返りは非常に少ないと言えます。

・費用削減できるといっても頻繁に必要な手続きではない
会社登記の変更は頻繁に必要な手続きではありません。そもそも会社の基本的なことが登記されているので、変更されないのが基本です。ですから費用削減の効果としては微妙と言えるでしょう。

上記からわかるように、費用を抑える代わりに発生する手間をどうするか?ということがポイントです。従来はこの手間の大きさや自分で本当にできるのかという不安を考えると、まるごと司法書士にお願いするというのは合理的な方法と言えます。

08.
AI-CON登記ならオンラインで登記に必要な書類を自動作成できます

従来、登記業務は専門家である司法書士の独占業務でした。登記手続きとなると、法律のプロである弁護士でも手余すほど複雑な作業となりますから、やはり実務に長けた司法書士が登記業務をこれまで担ってきた歴史があります。しかし、昨今ではITテクノロジーが進化し、AI(人工知能)の開発が進んでおり、このAIの技術を会社登記の分野に応用させる開発が進められて来ました。

AI-CONの本店移転登記サービスはその第一歩です。AI-CON登記では、会社の基本情報である登記簿データをシステムにアップロードすることで、これまで手入力してきた内容を、各書類に正確に反映させることが可能となりました。さらに、司法書士の知見を集積したシステムにより、本店移転に必要な登記書類を自動で判別し、適切な書類をアウトプットしてくれます。

これによりユーザー側で登記手続きの知識はほとんどなくても問題なく、煩わしい入力作業も不要となっています。それだけでなく、実際に本店移転をする場合には、株主総会や取締役会を開催する必要があり、事前の招集手続きにも法定期間があります。

AI-CON登記では、最初にアップロードした基本情報を基に必要な手続きまで判定し、これらスケジュールまで作成してくれますので、登記手続きの負担が大きく軽減します。

09.
作成後は届いた書類に押印、ポストに投函するだけ。1〜2週間で完了します

実は、書類がアウトプットされた後に一手間が発生します。印刷して所定の箇所に押印し、管轄法務局に郵送する作業です。この押印が間違っていると申請ができないので、重要なステップであることは言うまでもありません。

そんな手間をサポートするために、AI-CON登記にはオプションサービスがあります。このオプションサービスとは、必要な情報が全て記載された登記書類一式を、管轄法務局宛のレターパックと共に企業様のもとへお届けするサービスです。あとは届いた書類に押印し、同封されたレターパックに入れ、ポストに投函するだけで手続きが完了します。

自分で必要書類を打ち出して再度内容を確認する手間や、管轄法務局を調べたり、宛先を確認する必要は一切ありません。登記が完了したら登記事項証明書を取得しましょう。本店が正しく移転されていることを確認できたら登記手続きは終了です。

なお、登記の完了予定日は管轄する法務局によって公開されています。一般的に登記完了までの期間は1週間~2週間程度です。

10.
ちょっと安すぎる気がしますがサービス内容や運営企業に問題はないのでしょうか?

AI-CON登記に手続きをそこまで任せっきりで問題ないのか、疑問や不安を持たれることもあるでしょう。しかしそのような疑問や不安を抱く必要は全くありません。なぜなら、登記とは本来誰がやっても同じ結果となるものだからです。

登記の専門家であるどの司法書士が行っても、全くの素人が自力で調べて行っても、最終的に会社登記簿に記録される事項は同じです。スキルの違いで結果が変わることはないのが登記の特徴です。

問題は手続き自体が複雑で難しいことにあり、これまで司法書士に依頼してきた所以はここにあります。したがって適切な手続きと法律に則りさえすれば、結果は同じであり、企業様からすれば、楽に、安く登記ができるに越したことはないでしょう。

司法書士などの専門家に依頼すると、数万円かかる費用がAI-CON登記なら一件あたり10,000円でできます。なぜここまでコストダウン可能なのかは、司法書士の知見を集積したシステムがオンライン上でほとんどの登記書類の作成作業を行えるため、人件費分のコストカットが可能となったからです。

また、このAI-CON登記は、開発の初期段階から専門家である司法書士や弁護士が監修しているため、自動作成されるアウトプット書類やスケジュール表は安心してご利用いただけます。

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