テレワーク・リモートワーク時の商業登記申請ガイド。書類作成から郵送まで6ステップを紹介します

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テレワーク・リモートワーク時の商業登記申請ガイド。書類作成から郵送まで6ステップを紹介します

新型コロナウィルスの感染拡大による外出自粛要請から数週間が経ちました。
4月8日には東京都など7都府県に緊急事態宣言が発令され、暮らしやビジネスへの影響は想像できない規模に拡大する可能性が出てきました。

しかし、我々のビジネスを止めるわけにはいきません。これは、会社にとって必要な申請、たとえば確定申告や登記申請においても同様です。

ただし、一部の手続きについては延長等の措置が取られる場合もあります。記憶に新しいのが、もともと3月16日が締め切りだった確定申告の期限が4月16日に延期、さらにその先までの延長も決まりました。他にも国税庁による納税期限の猶予も発表されました。

しかし、本店移転や役員変更などの商業登記では、共通の期限がなく、このような措置はありません。もちろん登記ごとに締め切りはありますし、遅れれば過料科される可能性もあります。猶予がなければ、できる方法で申請するしかありません。

特にこの3月〜4月は、例年で言えば新たな事業年度が始まったり、引っ越しのシーズンであったりで、本店移転や役員変更、代表取締役の住所変更など、1年のなかでもトップクラスの「キリのいいタイミング」です。

「郵送でも申請できると聞いたことはあるけどやり方がよくわからない」
本記事ではそんな方向けに、オフィスや自宅から郵送で登記申請する方法を6つのステップで解説します。

申請する登記の種類を確認する

まずは、どんな種類の登記申請が必要になるかを確認します。

「本店移転」や「商号変更」だけなら確認するまでもありませんが、役員の新任と辞任が同時に必要ということもあるでしょう。申請する登記の種類によってかかる費用が変わる場合もありますのでしっかり確認しておきましょう。

登記申請方法を決める

登記の申請方法には大きく分けて2つがあります。

a.登記申請書類を作成し、添付書類を添えて法務局に持参もしくは郵送で申請
b.法務省のオンラインサービスを使って申請書類データを送信して申請

これだけ見ると「b のほうが手間が少なそう」と思われるかもしれません。

しかし、オンライン申請はネット環境が整っていれば誰でもできるというわけではなく、オンライン申請用のソフトを設定したり、電子署名ができるように手続きをしなければならないため、自分で行うにはハードルが高い方法と言えます。

そのため、既にオンライン申請の環境が整っていない場合は、 a の方法がおすすめです。

ただ、書類で申請と聞くと「法務局に行く必要あるんですよね?」と気にされる方もいらっしゃると思います。

結論をいうと、郵送でも問題なく登記申請は可能です。
特に、確実な書類準備ができる前提があれば法務局に郵送する方法が最もコストパフォーマンスが良いですし、移動時間や人との接触機会を防ぐ上でも大きなメリットがあります。

申請書類の作成方法を決める

では「登記書類を作成し添付書類を準備する」にはどんな方法があるのでしょうか?

登記はただ申請すればいいわけでなく、申請書類や添付書類の様式や項目には厳密なルールがあります。記載や書類を少しでも間違えるとやり直しとなり、時間がかかってしまうため準備には専門知識が必要です。

こちらが申請書類(本店移転)のサンプルです。この書類を間違いなく作成・押印して申請する必要があります。

申請書類の作成は、一般的には以下の3つのどれかの方法で行います。

a.ゼロから自分でやる

登記申請方法を調べて、申請書類を作成、登記種類ごとに必要な添付書類を集めて申請します。

未経験者がやるには非常にハードルの高い作業となるでしょう。間違いがあれば法務局から連絡がありますが、やりとりが複数回になったり最終的に法務局に行くことになる可能性もあります。

筆者も自分で申請された数名の方にお話を伺いましたが、全員が「もうやりたくない」とお話されていました。

b.司法書士に依頼する

最もポピュラーなパターンです。司法書士に依頼して必要な書類を作成してもらいます。依頼ごとに数万円~程度の報酬が必要となります。

要望を伝えれば汲み取って対応してもらえるのがメリットですが、司法書士への報酬費用が掛かります。また、対面での打ち合わせや電話・メールでのやりとりが必要になる場合もあります。

c.オンラインで登記書類の作成を支援するサービスを使う

最近増えてきた方法です。

サービスのWebサイトに会員登録し、登記内容を入力すると、申請書類やその他の必要書類を自動作成できます。印刷し、指定箇所に押印して郵送すれば、登記申請ができるという方法です。サービスによっては変更前の登記情報PDFをアップロードすることで、入力の手間を大幅に削減できるものもあります。

申請までのスピードが早く、自分の好きな時間に作業ができ、費用も安く済むことが特徴です。本サイト「AI-CON登記」はこのタイプのサービスになります。

登記種類ごとに必要な添付書類を準備する

登記申請は、申請書類だけでは申請できません。

登記の種類ごとに、会社の中でどんな決定が必要かが決まっており、添付する書類も法律で定められています。オフィスを移転(本店移転)するだけでも、取締役会や株主総会での決議、およびその議事録が必要になります。

たとえば、郵送申請で株式会社の本店移転の登記(管轄外の住所に移転する場合)だけでもこのような書類が必要です。

  • 登記申請書(新旧管轄法務局それぞれに必要)
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 取締役会議事録(もしくは取締役決定書)
  • 印鑑届書
  • 印鑑カード交付申請書


この添付書類の準備は申請書の作成以上に難易度が高くなります。

そもそも必要な書類がそろっているかはもちろん、書類内の記載事項や押印など間違えそうなポイントがたくさんあるからです。

確実に準備できる司法書士やオンラインでの支援サービスを利用されることを強くおすすめします。

書類を印刷し、押印、収入印紙を貼付して郵送する

申請書と添付書類が用意できたら、印刷して押印し、登録免許税の納付のための収入印紙を貼って書類の準備は完了です。

このステップでも間違えるポイントがあります。

押印箇所を間違ったり、押印を忘れたり、収入印紙の金額を間違えることがあります。特に、募集株式の発行(増資)の登記では増加する資本金額に応じて登録免許税の金額も変わりますので、十分気をつけましょう。

そして、ここまでできたら郵送の準備です。レターパックに必要書類を入れて法務局宛に郵送しましょう。

かんたん郵送パックなら

AI-CON登記では印刷や押印箇所の確認などの手間を省ける「かんたん郵送パック」も用意しております。必要書類をすべて印刷、押印箇所に付箋をつけてお届けします。指定位置に押印、収入印紙をはって、付属のレターパックに入れて投函するだけです。

申請した内容について、登記簿への反映を確認する

申請後、おおよそ1〜2週間で登記簿に申請内容が反映されます。「反映されました」という通知は特にありませんので、登記が終わったかどうかの確認は法務局のHP掲載の完了予定日を参考に履歴事項全部証明書(登記簿謄本)の請求をしてみましょう。登記完了すると履歴事項全部証明書(登記簿謄本)が請求できるようになります。もちろん、登記完了予定日以降に法務局へ電話問い合わせも可能です。

登記簿オプションなら

AI-CON登記では、申請が反映されたタイミングで履歴事項全部証明書(登記簿謄本)を請求し、履歴事項全部証明書(登記簿謄本)をお手元に郵送するオプションも提供しております。
反映された登記を提出する機会がある方、反映を自分でチェックするのが大変な方ははぜひご利用ください。

おわりに

以上、法務局に行くことなく、郵送で登記申請する方法を紹介しました。

商業登記の申請は、頻度も少なく、自分だけでやるにはハードルの高い作業です。効率的、かつ時間をかけずに申請する方法を使ってできるだけ本業に集中していただければ幸いです。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。