株式会社(法人)の本店移転をする為に必要な準備と実行時の注意点とは?

本店移転
本店移転

本記事では株式会社の本店移転をするために必要な準備と移転時の注意点などをまとめています。オフィス移転はやらなければいけないことが非常に多く、何もかも用意周到にこなすことは意外と大変です。終わってみて、「あれを忘れていた」なんてことも多いです。

小さな漏れなら良いのですが、取り返しのつかない漏れやミスがあると、本店移転(オフィス移転)の延期や中止の可能性もあります。本店移転(オフィス移転)は会社の将来を左右する大事な事柄ですので、事前に慎重すぎるくらい慎重にスケジュールを立てましょう。

一番大事なのは理想的な移転先を見つけること

これは当たり前のことなのですが、本店移転(オフィス移転)をする為には「移転先」を探さなければなりません。今の会社にとって理想的な移転先を見つけることが重要です。では「理想的な移転先」とは一体何なのでしょうか。

誰でも綺麗で広いフロアで仕事がしたいと思うことでしょう。中には広すぎると落ち着かないので狭いフロアが好みの方もいると思いますが、綺麗な仕事場に憧れることは誰でも同じだと思います。ただし、「綺麗で広いフロア」が理想的な移転先とは限りません。ここには十分に注意が必要です。

今の会社に見合った移転先を探すことが重要

最初に移転先を探すときにまず予算を設定しますが、移転時の費用だけではなく、移転後の諸経費も計算しなければなりません。その場だけでの安易な計算ではなく、今の会社の規模、今後の会社の事業内容なども考慮し、無理のない移転先を選びましょう。

また、できれば2つ先の移転計画まで立てることが理想です。そこまで先が見えていれば必然的に先々の事業計画が見えていることになり、今回の移転に失敗するリスクが大きく下がります。オフィス移転は会社にとって大事なイベントですので、慎重になりすぎるくらい慎重に進めましょう。


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本店移転(オフィス移転)のよくある失敗例1

移転先選びでよくある失敗例をご紹介します。一番多い失敗例としては、先々の事業計画を立てずに移転先を選んでしまうことです。これは筆者の私も実際に経験したことなのですが、今のフロアが手狭になり社長が慌てて移転先を探しました。その時、先々の事業計画を全く考慮せずに移転を実行した結果、移転3ヵ月後に既にフロアが手狭に…。ということがありました。しっかりとした事業計画に基づいた移転計画を立てていれば避けることのできる失敗です。皆様も同じ失敗をしないよう十分に注意しましょう。

本店移転(オフィス移転)のよくある失敗例2

次に多い失敗例としては会社の規模に会わない規模の移転先を選んでしまうことです。「今後事業が拡大するから」と安易に考えた結果、事業がうまくいかず費用が工面できなくなり慌てて家賃の安い物件へ移転…。というのは意外とよくあるみたいです。

常に最低を考えて最高を見据えることが重要です。例え計画通りに事業が進まないとしても負担を最低限に抑えられるような移転先を選びましょう。広くて綺麗なオフィスはまだまだ先の話かもしれません。

本店移転(オフィス移転)時の社内への通知は確実・丁寧に

「自社がオフィス移転する」と聞けば、今より良い物件に移転すると思う方が多いでしょう。一般的に考えればオフィス移転は良いイメージを持たれやすいです。ただし気を付けなければならないことは、「今のオフィスの方が良い」と思っている社員がいることです。

例えば家からの通勤時間で会社を選んでいる人もいるでしょう。中には体の不自由で遠くまで出勤できないという人もいます。移転を検討する段階で社員一人一人とヒアリングをし、社員のモチベーションを落とさない本店移転(オフィス移転)を目指しましょう。


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本店移転(オフィス移転)には様々な手続きが必要です

この記事をご覧の方の中には実際に移転準備を進めている方もいることと思いますが、移転に伴う手続きは非常に多岐に渡ります。現在のオフィス関連で必要な手続き、移転後に必要な手続きが多くあります。特に業務上の取引先やお客様などへの事前通知は必ず行うようにしましょう。

移転前に必要な事前準備

移転前には提携先やお客様への連絡や契約の解除など様々な手続きを含め色々な事前準備が必要です。一例を挙げておきますので忘れることがないようにしましょう。

事前準備

  • 移転スケジュールの作成
  • 社内向けの移転告知・案内

取引先・契約先の業者への連絡

  • 取引先企業への連絡
  • 定期契約サービスの解約や住所変更


旧オフィス解約の手続き

  • 旧オフィスの解約
  • 旧オフィスの原状回復・クリーニング
  • 旧オフィスの課題点の把握(移転先で生かす為)

移転先オフィスの選定

  • 取引先へのアクセスを把握(主要取引先は要確認)
  • 社員の通勤時間や交通費を把握(社員のモチベーション維持)
  • 入居コストの把握(計画的な予算管理)
  • 基本的な設備の確認
  • 駐車スペースの有無

移転先オフィスのレイアウト作成

  • 移転目的に適したレイアウト確認
  • 社員増員を見込んだスペース確保(今後の社員数増減の把握)
  • 商談数からの必要な会議室・応接室数の確認(会議室はなるべく多めに)
  • 休憩所・収納スペースの確認

移転先オフィス内装工事

  • 全体のコスト計算
  • エントランスの内装工事
  • 会議室・応接室の内装工事
  • ワークスペースの内装工事

移転先オフィス設備・家具の準備

  • オフィス設備の準備
  • オフィス家具の準備

移転先オフィスのセキュリティ対策

  • セキュリティ業者の選定



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本店移転(オフィス移転)実行時の注意点

移転前に綿密な計画を立てておけば、移転当日は業者に任せるだけになります。逆にしっかりとした計画を立てていない場合は、必ずどこかのタイミングで準備不足が露呈します。
これは移転当日だけに限らず、社内への対策も含め同じことが言えます。
どんな事態が発生しても、的確に対応できるよう事前準備をしましょう。

本店移転(オフィス移転)実行時の最終確認事項

最低でも以下の項目は最終確認をしておきましょう。

  • 移転先内装工事完了確認(初日から業務が行えるようにする)
  • 移転先オフィス設備設置完了確認(特に電話は必須)
  • 配送業者との最終確認(配送業者とは常に綿密なやり取りを)
  • 当日の社員スケジュール確認(社員への事前通達)

上記の4つは必要最低限の内容ですが、特に曖昧になりがちなのが当日の社員のスケジュール確認です。本店移転当日と言えども、お客様や提携先企業には迷惑を掛けるわけにはいきません。当日も業務でバタバタする社員がいると思いますので、その様な社員のスケジュールや当日の行動の確認も重要です。くれぐれも社外に迷惑を掛けることがないように心がけましょう。


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本店移転(オフィス移転)後に必要な手続き

本店移転は移転を実行して終わりではありません。移転後に必要な手続きが非常に多く、忘れがちになることが多いので気を付けましょう。本店移転後に必要な手続きの1例を挙げますのでご確認下さい。

本店移転後に必要な外部への手続き

  • 法務局への登記変更手続き
  • 税務署への届出
  • 都道府県税務事務所への届け出
  • 労働基準監督署への届け出
  • 公共職業安定所への届け出
  • 市区町村への届け出
  • 社会保険関係の届け出
  • 郵便局への届け出

本店移転後に必要な社内確認

  • オフィスの備品の設置・準備漏れ
  • オフィス設備の不備・不良確認
  • 電話・ネット回線の接続確認

この中で一番時間と手間が掛かるのが法務局への登記変更手続きです。

手続き方法をネットで調べ、片手間で出来る程度なら問題はないのですが、実は登記変更の手続きは非常に手間が掛かり、自分で全ての手続きを完了させるには非常に多くのタスクが発生します。
ですので、多くの場合は司法書士にお願いすることが一般的です。ただし司法書士にお願いするにはいくつかのメリットどデメリットがあります。


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登記変更手続きを司法書士にお願いするメリットとは

司法書士に手続きをお願いするメリットは「専門家に丸投げできる」ということです。司法書士は登記手続きの専門家ですので、当然知識も豊富です。面倒臭い書類作成などを全てお願いしたい場合は司法書士の方に依頼しましょう。だたし、司法書士にお願いするデメリットも抑えておく必要があります。

登記変更手続きを司法書士にお願いするデメリットとは

司法書士にお願いするメリットもありますが、デメリットもあります。双方を十分に考慮した上で依頼を検討しましょう。司法書士にお願いするデメリットは以下の通りです。

  • 報酬を支払う必要がある(例えば本店移転登記を依頼すると平均47,000円※掛かる)

※参考:日本司法書士会連合会 報酬アンケート結果(2018年(平成30年)1月実施)より

  • 何度かやり取りが必要になる(場合によっては対面での打ち合わせが必要)
  • 申請までに時間が掛かる場合がある(やり取りをする必要があるため)



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オンラインで登記変更書類が作成できる「AI-CON登記」がおすすめ

これまでの登記変更と言えば、司法書士に依頼するか自分で頑張るかの2択でしたが、これからの時代はオンラインで登記変更の書類が作成できます。

オンラインで登記変更書類が作成できる「AI-CON登記」は、全ての書類が10,000円(税別)以内で作成できます。しかも最短で15分で書類の作成が完了、10分で申請の準備(オプション利用時)、計25分で書類の作成から申請まで完了します。

申請に必要な書類は全てAI-CON登記システム内で作成することができるので、とにかく手間が掛かず安い費用で書類を作成できるのが特徴です。
これまで司法書士に依頼していた方も、これを機にオンライン作成に切り替えることをオススメします。

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最後に

本店移転(オフィス移転)時の必要な準備と注意点、移転後に必要な手続きについて書かせて頂きました。本店移転はやらなければ行けないことが非常に多く、移転後の手続きは忘れがちになります。

特に注意しなければならないのが登記変更の申請です。登記変更手続きの申請には期限があり、移転日から2週間以内に登記変更の申請を出さなければならない決まりがあります。期限を過ぎてからの申請は罰則が発生する可能性がありますので十分にご注意下さい。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。

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