オフィス移転(本店移転)しようと思ったらまず確認しておきたいこと

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オフィス移転(本店移転)しようと思ったらまず確認しておきたいこと

この記事にたどり着いた皆さん、自社のオフィス移転(本店移転)を検討されていますか?
オフィス移転と簡単に言っても、移転先の選定、移転元の契約関係、書類上の手続きなど、やらなければ行けないことは多岐に渡ります。オフィス移転時のトラブルは業務に影響を与えてしまう可能性があります。そのようなことがないよう、オフィス移転(本店移転)の際には綿密な契約とスケジュールを立てましょう。

オフィス移転(本店移転)の際にまず初めに確認すること

オフィス移転(本店移転)は、会社の未来を左右するとても大事な行事です。成功すれば会社に対して良い影響を与えますが、失敗すると事業の成長に悪影響を与えてしまう可能性があります。それでは、まず初めに確認しなければならないこととは何なのでしょうか。

本当に今オフィス移転(本店移転)が必要なのかを再考する

「そろそろうちも人が増てきたからオフィス移転が必要だね」などよく聞く会話ですが、オフィス移転のタイミングは非常に重要です。果たして今本当にオフィス移転をする必要があるのか、オフィス移転のタイミングとして最適なのかをもう一度再考しましょう。

慎重になりすぎて移転のタイミングを損ねてしまうことには注意が必要ですが、慎重な計画を練らずに勢いだけで移転を決めてしまうことにも細心の注意が必要です。しっかりとした計画の元、移転計画を立てましょう。

個人の独断でオフィス移転を決めない

スタートアップ企業などでは、社長の独断で移転を決めてしまうケースがあります。自分が経営している会社なので、「会社を早く大きくしたい」という気持ちもわかりますが、必ず周りの人の意見を聞きましょう。そのときに重要なのは「反対の意見を聞くこと」です。

反対する意見を聞いた上で、それでも移転が必要だと判断することができ、反対意見を出した人も納得した上であれば移転のタイミングとしては正しい可能性が高くなります。

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オフィス移転(本店移転)をする上で最も重要なことは何か?

オフィス移転(本店移転)をする上で最も重要なことは「社員数に見合ったフロア面積を確保する」ことです。社員全員の机スペースを確保できない、空席が全体の半数以上になる、などの場合は適切なフロア面積の確保に失敗していることになります。このような失敗をしない為には何が重要なのでしょうか。

数年先までの事業計画を立てる

移転後の社員数を把握することがオフィス移転先を決定する上で最も重要なことですが、その為に必要なことは「数年先までの事業計画を立てること」です。しっかりとした事業計画を立てることで、「この事業には何人の社員が必要か」を判断することができ、数年先までの会社全体の社員数の推移を計算することができます。必ずしも計画通りに事業展開が進むとは限りませんが、しっかりとした事業計画の元に移転先を決めることが重要です。

2つ先の移転計画はまで考えておく

一度オフィス移転を済ませると、次のオフィス移転は「今のオフィスがまた手狭になったら」と考える人も多いと思いますが、それではしっかりとした計画の元のオフィス移転とは言えません。今後の事業展開や社員数の増減を予測し、「今回の移転先オフィスを〇年使用し、〇年後に次のオフィスに移転する」のように、2つ先までの移転計画が立てられることがベストです。

今の会社にとってオフィス移転(本店移転)は有効か

先々の事業展開や社員数の推移の把握はとても重要ですが、「今の会社にとってオフィス移転(本店移転)が有効なのか」も重要な要素となります。物理的にスペースが足りない場合などは仕方ありませんが、今すぐに移転が必要でない場合は、社内・社外への影響も考慮した上で移転計画を立てましょう。

意外と出てくる?社員からのオフィス移転に対する不満

社員の中には今の会社の所在地を基準に住居を選んでいる人もいるでしょう。オフィス移転をするということは、社員の誰かは今の会社の所在地よりも移転先のオフィスの方が遠くなる可能性があります。これは全ての社員の意見を聞くわけにはいかず、仕方のないことですが、事前に十分な説明をしておきましょう。ケアを怠り、有能な社員が離れてしまうことが無いように心がけましょう。

会社の規模に見合った移転先を選定する

オフィス移転(本店移転)が決定したら、会社の今後の規模に見合った移転先を選定しましょう。オフィス物件探しには意外と時間が掛かります。無計画に物件を見ていてはいつまでも決まりませんので、予めフロアの広さ、家賃などの条件を整理しておきましょう。大抵は理想的な物件が見つからずにどこかを妥協しなければならないことも多く、妥協点の整理も必要になります。妥協できるポイントと妥協できないポイントを明確にし、なるべく理想的な物件を探しましょう。

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おわり

今回の記事ではオフィス移転(本店移転)の際にまず最初に確認、把握しておきたいことを書かせて頂きました。オフィス移転には手続き関係の書類作成などやらなければいけない事が大変多いですが、事前にやるべきことを把握し、しっかりとした計画を立てて移転することをオススメします。お読みいただきありがとうございました。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。

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