取締役会の招集手続について解説します

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取締役会の招集手続について解説します

取締役会設置会社においては、取締役会が業務執行に関する意思決定を行い、また、取締役の職務の執行を監督しています。

このように取締役会は重要な役割を担っているため、決議のみならず招集手続も法律にしたがって適正に行われることが必要です。招集手続に瑕疵がある場合には、決議自体が無効となる可能性すらあります。

ここでは、取締役会の招集手続について会社法の規定を解説したうえで、招集手続に瑕疵があった場合の決議の効力はどうなるのかなど、取締役会の招集手続について抑えておくべきポイントについて解説します。

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取締役会の招集権者

取締役会の招集は、原則として各取締役が行うことができます(会社法366条1項本文)。

ただし、定款や取締役会によって代表取締役などの特定の取締役を招集権者と定めたときには、その取締役のみが取締役会の招集を行うことができます(同法366条1項ただし書)。

この場合には、他の取締役は、招集権者である取締役に取締役会の目的事項を示して、取締役会の招集を請求することが可能です(同法366条2項)。

そして、請求があったにもかかわらず、招集権者である取締役が請求の日から5日以内に、請求の日から2週間以内の日程で取締役会を開催する旨の招集を行わない場合には、請求を行った取締役が自ら取締役会の招集を行うことができます(同法366条3項)。

つまり、取締役会の招集権者を定めた場合であっても、各取締役から招集に関しての権限を完全に奪うということはできません。

(招集権者)
第366条

  1. 取締役会は、各取締役が招集する。ただし、取締役会を招集する取締役を定款又は取締役会で定めたときは、その取締役が招集する。
  2. 前項ただし書に規定する場合には、同項ただし書の規定により定められた取締役(以下この章において「招集権者」という。)以外の取締役は、招集権者に対し、取締役会の目的である事項を示して、取締役会の招集を請求することができる。
  3. 前項の規定による請求があった日から五日以内に、その請求があった日から二週間以内の日を取締役会の日とする取締役会の招集の通知が発せられない場合には、その請求をした取締役は、取締役会を招集することができる。

引用:e-Gov法令検索

取締役会の招集手続

取締役会の招集は、招集権者が取締役会の日の1週間前までに、各取締役に対して通知を発することによって行います(会社法368条1項)。

1週間前という期間については、定款でより短い期間とすることも可能です。また、監査役設置会社については、監査役への招集通知も必要となります。

なお、名ばかりの取締役であったとしても、取締役である以上は、招集通知を発しなければならないので注意が必要です(最判昭和44年12月2日)。

(招集手続)
第368条 

  1. 取締役会を招集する者は、取締役会の日の一週間(これを下回る期間を定款で定めた場合にあっては、その期間)前までに、各取締役(監査役設置会社にあっては、各取締役及び各監査役)に対してその通知を発しなければならない。
  2. 前項の規定にかかわらず、取締役会は、取締役(監査役設置会社にあっては、取締役及び監査役)の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる。

引用:e-Gov法令検索

取締役会の目的事項の記載

取締役会の招集通知は、株主総会の招集通知とは異なり書面などの方法に限定されていません、会議の目的事項を示す必要もありません。

取締役会規定で、取締役会の目的事項を記載した書面により招集すると規定することも可能ですが、この場合であっても、目的事項以外の議題について審議又は決議することは禁止されません。

取締役会は業務執行における様々な議題についての審議を行うものであり、各取締役は、業務執行のプロフェッショナルとして、急な議題であっても対応できるのが当然の前提となっていると言えるでしょう。

招集手続の省略

招集の対象となっている取締役及び監査役全員の同意があるときには、招集手続を省略して取締役会を開催することができます(会社法368条2項)。

実務上では、予め定例の日程を決めたり、会議の終わりに次回開催日を決めたりする形で運用している例が多く見られます。

取締役会の招集手続の瑕疵と決議の効力

一部の取締役に対する招集手続漏れなど、取締役会の招集手続に瑕疵がある場合には、原則として取締役会決議が無効となってしまいます。

もっとも、その取締役が出席してもなお決議の結果に影響がないと認められるべき特段の事情があるときは、招集手続の瑕疵は決議の効力に影響はないものとして、取締役会決議が有効になります(最判昭和44年12月2日)。

この場合における特段の事情としては、招集通知を欠いたものの、当該取締役が問題なく取締役会に出席できた場合や、当該取締役が既に辞任届を提出しており職務を行っていなかった場合などが挙げられます。

少数派の取締役に対する招集通知漏れがあったという場合では、当該取締役が取締役会に出席し、発言などすることで決議の効力に影響を与えないとは言い切れないことから、決議の結果に影響がないと認められるべき特段の事情があるとは言えないと考えられます。

そのため、意図的に少数派の取締役への招集通知を行わないなど、適正を欠く招集手続は行わないようにしましょう。

株主による取締役会の招集請求

取締役会設置会社(監査役設置会社等は除く。)における株主は、取締役が会社の目的の範囲外の行為や法令、定款に違反する行為をする、もしくは行為をするおそれがある場合には、取締役会の招集を請求することができます(会社法367条1項)。

この場合の招集請求は、招集権者である取締役に対して、取締役会の目的事項を示したうえで行われることが必要です(同法367条2項)。

そして、請求があったにもかかわらず、招集権者である取締役が請求の日から5日以内に、請求の日から2週間以内の日程で取締役会を開催する旨の招集を行わない場合には、請求を行った株主が自ら取締役会の招集を行うことができます(同法367条3項)。

(株主による招集の請求)
第367条 

  1. 取締役会設置会社(監査役設置会社、監査等委員会設置会社及び指名委員会等設置会社を除く。)の株主は、取締役が取締役会設置会社の目的の範囲外の行為その他法令若しくは定款に違反する行為をし、又はこれらの行為をするおそれがあると認めるときは、取締役会の招集を請求することができる。
  2. 前項の規定による請求は、取締役(前条第一項ただし書に規定する場合にあっては、招集権者)に対し、取締役会の目的である事項を示して行わなければならない。
  3. 前条第三項の規定は、第一項の規定による請求があった場合について準用する。
  4. 第一項の規定による請求を行った株主は、当該請求に基づき招集され、又は前項において準用する前条第三項の規定により招集した取締役会に出席し、意見を述べることができる。

引用:e-Gov法令検索

監査役による取締役会の招集

監査役設置会社においては、監査役は、取締役が不正な行為をする、または行為をするおそれがある場合や法令、定款に違反する事実などがあると認めるときには、取締役会にその旨を報告しなければなりません(会社法382条)。

そのため、監査役も株主と同様に取締役会の招集請求を行うことができます(同法383条2項3項)。

つまり、監査役は、招集権者である取締役に対して、取締役会の目的事項を示して取締役会の招集をするよう請求することができ、請求があったにもかかわらず、招集権者である取締役が請求の日から5日以内に、請求の日から2週間以内の日程で取締役会を開催する旨の招集を行わない場合には、請求を行った監査役が自ら取締役会の招集を行うことができます。

まとめ

取締役会の招集手続について解説しました。
取締役会は、会社の業務執行の意思決定機関であり、招集手続は適正に行われる必要があります。とはいえ、業務執行をスムーズに行うためには、取締役会の招集手続を効率的に行うことも必要です。

招集権者を限定したり、招集手続の省略を活用したりすることで、適正かつ効率的な取締役会の招集が可能となりますので、会社運営に適した方法を検討してみてください。

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)

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